חוזר זה מבוטל
ארגון ומינהל 3.
מינהל מוסדות חינוך 3.7
תקינה לתוכנה כספית לבתי הספר 3.7‎-23
1 במרס 2002
 
  תאריך תחולה 
חדש
 
  מטרת הפרסום  


כדי לאפשר להנהלות מוסדות החינוך לנהל את בתי הספר על פי כללי המינהל התקין, משרד
החינוך פועל לספק להם כלים ממוחשבים להפיכת המינהל הבית ספרי למערכת ארגונית מוכללת
שתשמש כלי עזר לגורמים השונים העוסקים בניהול המוסד ובתפעולו.
בהמשך לפיתוח מערכת המנב"ס, הרשת המינהלית והתוכנות "קישורית" ו"משלוחית", ובמטרה
לשפר את השירות ואת התשתיות, יזם המשרד פעילות בתחום התקינה. במסגרת זו המשרד
מפרסם תקינה לתוכנה כספית, תקינה לתשתיות תקשוב למבני חינוך ותקינת ממשקים להעברת
מידע בין גורמים שונים בקהיליית החינוך.
 
א. 
חוזר זה מפרט את תקן משרד החינוך לתוכנה כספית לתמיכה בתפעול המערך הכספי במוסדות
החינוך בישראל. בעתיד יחויבו המוסדות להפעיל אך ורק תוכנה כספית אשר תעמוד
בדרישות אלה. המועד ייקבע ויפורסם על ידי המשרד בתיאום עם מרכז השלטון
המקומי.
 
ב. 
חוזר זה מגדיר את הכללים החשבונאיים המחייבים שעל פיהם תפעל התוכנה הכספית, את
המודולים ואת הפונקציות שיהיו כלולים בה ואת הדרישות הטכניות בנושא המחשוב והממשק
התפעולי.
אין לראות בחוזר זה מסמך אפיון או ניתוח מערכת.
 
ג. 
תצורת התוכנה הכספית היא באחריות מפתחי התוכנה, על פי מיטב שיקול דעתם המקצועית,
בתנאי שתעמוד בכל הדרישות המפורטות בחוזר זה, תכלול, לפחות, את כל הפונקציות המתוארות
בו ותפעל על פי הקריטריונים החשבונאיים שהוא מגדיר.
 
 
בחוזר זה נעשה שימוש במונחים חשבונאיים ומקצועיים מקובלים. יש צורך באישור של רואה
חשבון באשר לשימוש נכון במונחים אלה (דוגמה למונחים: הנהלת חשבונות, ניהול חשבונות
בשיטה דו-צדית, ניהול חשבונות על-בסיס מצטבר, ניהול חשבונות על-בסיס מזומן, סעיפים
מאזניים, סעיפים תוצאתיים, פקודות יומן, אינדקס חשבונות, פעולות סטורנו, יתרות פתיחה,
כרטיסי הנהלת חשבונות, הוראות ניהול ספרים, הוראות מס-הכנסה, חוק מע"מ, כלי חשבונאות
מקובלים).
 
ד. 
המשרד יבצע בקרה של תאימות התוכנה הכספית לתקינה. מפתח/משווק תוכנה כספית המבקש
לשווק תוכנה שברשותו לבתי הספר יפעל כדלקמן:
 
ה. 
ימציא אישור מאת משרד רואי חשבון בישראל או רואה חשבון מוסמך הרשום בלשכת רואי
החשבון בישראל שהתוכנה עומדת בכל הקריטריונים החשבונאיים המפורטים בחוזר זה.
 
1.   
ימלא הצהרה על מידת התאמתה של התוכנה שברשותו לתקינה. ההצהרה תכלול רשימת
תיוג של כל הפונקציות המפורטות בתקינה וסימון ברור אם הן כלולות בתוכנה שהוא
פיתח/משווק. ההצהרה תהיה חתומה על ידי מנהלי החברה ומוחתמת בחותמת החברה.
 
2.   
יעביר למינהלת המנב"ס וקישורים העתק של אישור רואה חשבון ושל ההצהרה שהוזכרה
לעיל לכל גרסה חדשה של התוכנה (לפני שיווקה לבתי הספר).
 
3.   
המשרד שוקל הקמת צוות שיבדוק את התאמת התוכנות הכספיות לתקינה. נוהל הבדיקה יפורסם
בעתיד על ידי מנהלת המנב"ס וקישורים.
 
 
בעלות/רשות/מוסד חינוך שירכשו תוכנה כספית או יחדשו חוזה לתוכנה שנמצאת בשימושם
ידרשו מספק התוכנה להציג את אישור רואה החשבון ואת ההצהרה אודות התאמת התוכנה
לתקינה המוזכרים לעיל. יש לדרוש את הצגת המסמכים האלה גם לפני כל התקנה של גרסה
חדשה של התוכנה.
 
ו. 
1. דרישות כלליות מהמערכת
 
עקרונות התוכנה הכספית  1.1
התוכנה הכספית תפעל על פי העקרונות האלה:   
המערכת תעמוד בהוראות ניהול ספרים: הוראות מס הכנסה וחוק מע"מ ותקנותיהם.  1.1.1
 
 
המערכת תעמוד בכללי החשבונאות המקובלים.  1.1.2
 
 
המערכת תעמוד בתקנות משרד החינוך (לרבות חוזרי המנכ"ל בנושא תשלומי הורים) ומרכז
השלטון המקומי.
 
1.1.3
 
 
המערכת תעמוד בהוראות החוקים האלה:  1.1.4
 
 
חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, פרק ב': הגנה על פרטיות במאגרי מידע     
תקנות הגנת הפרטיות, התשמ"ו-1986; תנאי החזקת מידע ושמירתו וסדרי העברת
מידע בין גופים ציבוריים
 
   
חוק מאגרי מידע.     
המערכת תהיה גמישה לתוספות ולשינויים שינבעו משינויים בחוקי מדינת ישראל
ובתקנותיה.
 
1.1.5
 
 
המערכת תכלול בקרות וכלי אבטחת מידע, בהתאם לנוהלי משרד החינוך והתקנים
הישראלים של מכון התקנים הישראלי:
 
1.1.6
 
 
חוזר מיוחד ח', התשנ"ח, "נוהל אבטחת מידע במערכות מינהל בית-ספרי ממוחשב"     
תקן ישראלי 1495, חלק 3, "אבטחת מערכות מידע ממוחשבות - ססמאות"     
תקן ישראלי 1945, חלק 5, "אבטחת מערכות מידע ממוחשבות - היערכות למצב
אסון".
 
   
המערכת תהיה רב-שנתית: היא תאפשר לנהל בשנת לימודים נתונה את הנתונים הכספיים
של שנת הלימודים השוטפת ובד בבד לאחזר (בצפייה בלבד) נתונים כספיים של שנים
קודמות ולבצע פעולות תכנון לשנת הלימודים הבאה. עם זאת, המערכת תחסום אפשרות
עדכון של נתונים כספיים של שנים שבוצעה לגביהן סגירה.
 
1.1.7
 
 
 המערכת תכיל כלי לניהול הרשאות משתמשים. 1.1.8
 
 
המערכת תאפשר הפסקה זמנית (PAUSE) של עבודה בכל מסך במערכת, ללא צורך ביציאה
ממנה, וחידוש העבודה עם הקשת הססמה של המשתמש.
 
1.1.9
 
 
המערכת תבצע יציאה אוטומטית כשהיא איננה בשימוש (וגם לא במצב (PAUSE מעל פרק
זמן מסוים (על פי קביעת המשתמש).  
1.1.10
 
המערכת תאפשר גיבוי קבצים ושחזורם במקרה הצורך.  1.1.11
 
המערכת תאפשר יצוא של הטבלאות הנתונים ל-EXCEL.  1.1.12
 
המערכת תאפשר יבוא ויצוא של נתוני כל טבלאות הנתונים לקובצי ASCII.  1.1.13
 
המערכת תאפשר לבצע את הבקרות האלה:  1.1.14
 
בדיקה של תקינות הנתונים ושלמותם  -   
בדיקות רציפות של קבלות והמחאות  -   
מניעת כפילות של מספרי חשבוניות וחשבונות לתשלום לאותו ספק  -   
שמירה של זיהוי מבצע כל פעולה (שם משתמש) ומועד ביצועה  -   
שמירה של שם המאשר ומועד האישור לגבי פעולות מיוחדות (כגון הנחות, סטורנו,
העברה מסעיף לסעיף וכד') שתבוצענה על ידי בעלי הרשאה מיוחדת.
 
-   
 
קישור למערכות אחרות בבית הספר
 
1.2
קישור עם מערכת המנב"ס של משרד החינוך  1.2.1
 
 
הקישור עם מערכת המנב"ס של משרד החינוך ייעשה באמצעות מסד נתונים לקריאה
בלבד (VIEW) המסופק עם תוכנת המנב"ס.  
א.   
התוכנה הכספית תחסום אפשרות להכנסת נתונים מינהליים הנמצאים במערכת
המנב"ס (לדוגמה: נתוני תלמידים, נתוני הורים/בתי אב, נתוני מורים ועובדים אחרים
בבית-הספר, נתוני כיתות, נתוני קבוצות לימוד וכד').
 
ב.   
קישור עם תוכנת הנהלת חשבונות  1.2.2
 
 
המערכת תאפשר קבלת נתונים והעברתם בין המערכת הכספית לתוכנת הנהלת
חשבונות, אם נעשה בה שימוש בבית-הספר.
 
א.   
המערכת תהיה ערוכה למקרים שבהם הנהלת החשבונות של בית הספר מנוהלת מחוץ
לו.
 
ב.   
המערכת תאפשר העברת נתונים לפי סעיף תקציבי ולפי תקופה/טווח תאריכים.
 
ג.   
2. מבנה המערכת - המודולים העיקריים
להלן המבנה המומלץ של המערכת והמודולים העיקריים שייכללו בה:
מודול תקציב
 
2.1 
מודול גבייה
2.2.1 תת-מודול גבייה
2.2.2 תת-מודול הנחות
 
2.2 
מודול הנהלת חשבונות
2.3.1 תת-מודול קופה קטנה
2.3.2 תת-מודול התאמת בנק
2.3.3 תת-מודול בנקים וחברות אשראי
 
2.3 
מודול ספקים ונותני שירותים
 
2.4 
מודול דוחות ושאילתות.
להלן הפירוט של כל מודול ומרכיביו:
 
2.5 
 
מודול תקציב
 
2.1
מודול התקציב הוא כלי ניהולי למנהלי בתי-הספר, לתכנון הפעילויות והשימושים בכספי
בית-הספר בהתאם לתקבולים הצפויים.
להלן פירוט מרכיביו של מודול זה:
 
 
ניהול מקורות תקציביים
המערכת תנהל טבלת מקורות תקציביים שתכלול את -
- משרד החינוך
- בעלויות חינוך
- רשויות מקומיות
- תשלומי הורים
- גיליון איסוף כספים
- עמותות
- תרומות
- פעילויות חיצוניות של בתי-ספר, כגון בזארים, השכרת חדרים
- ריבית מפיקדונות בבנקים.
 
2.1.1
 
 
טבלת המקורות תהיה פתוחה להוספה של מקורות נוספים, בהתאם לצורכי בית הספר ולעדכון
המקורות התקציביים. המערכת לא תאפשר ביטול מקורות שנעשה בהם שימוש.
 
 
ניהול סעיפי התקציב
המערכת תנהל טבלת בסיס של עץ סעיפי התקציב, ותאפשר היררכיה בלתי מוגבלת של סעיפי
התקציב.
לדוגמה:
* טיולים וסיורים
 
2.1.2
 
 
* טיולים וסיורים, שכבה א'   
* טיולים   
* טיול קצר   
* טיול ארוך   
* סיורים   
* סיור להכרת היישוב   
* סיור במוזיאון   
* טיולים וסיורים, שכבה ב' וכו'.   
תכנון תקציבי  2.1.3
 
 
המערכת תכלול כלי לתכנון סעיפי התקציב בהתאם לתקבולים הצפויים מהמקורות
התקציביים.
 
א.   
המערכת תאפשר העתקת תקציב משנה לשנה וביצוע שינויים (הוספת סעיפים או
הורדתם).
 
ב.   
המערכת תדע לסכם לכל סעיף תקציבי היררכי את כל הסעיפים ברמה שמתחתיו.  ג.   
המערכת תדע להקפיא תקציב מאושר ותחסום אותו לשינויים, למעט שינויים הנעשים
על-ידי משתמש בעל הרשאה מתאימה.
 
ד.   
רצוי שהמערכת תכיל מנגנון לבניית תקציב לפעילות על פי אומדן העלות לרכיבי
הפעילות, תוך אבחנה בין העלות הכוללת לרכיב (לדוגמה: עלות ההסעה לאתר הפעילות)
ובין העלות לתלמיד (לדוגמה: עלות כרטיס הכניסה לאתר).
 
ה.   
תכנון ביצועו של התקציב
המערכת תכלול כלים לתכנון ביצועו של התקציב:
 
2.1.4
 
 
- קישור סעיפי התקציב למקורות התקציביים
- החלת תאריכי צפי למימוש תקבולים ממקורות תקציביים
- החלת תאריכי צפי למימושם של סעיפי התקציב.
 
 
קישוריות למודול הנהלת חשבונות (תזרים מזומנים)
המערכת תאפשר השוואות בין סעיפים של תכנון תקציבי ושל ביצוע בפועל, ותתריע או תבצע
חסימה במקרים של חריגה מהתקציב. הקביעה לגבי חסימה או התרעה בזמן החריגה
מהתקציב תיעשה על ידי פרמטר בזמן התקנת התוכנה, בהתאם למדיניות של כל רשות.
המערכת תאפשר את הסרת החסימה לפי הוראתו של משתמש בעל הרשאה.
 
2.1.5
 
 
פעילויות ופעולות חשבוניות נוספות  2.1.6
 
 
המערכת תאפשר ביצוע שריון תקציבי לפעילויות.  א.   
המערכת תאפשר ביצוע העברות תקציביות בין סעיפי התקציב לפי הוראתו של משתמש
בעל הרשאה, וכן העברה של יתרת התקציב מסעיף שפעילותו נסתיימה, אך
תחסום אפשרות חריגה מתקציב שנוצל בפועל או ששוריין לסעיף זה.
 
ב.   
המערכת תאפשר בניית תכנית גבייה על פי תקציב מתוכנן.  ג.   
המערכת תאפשר בניית תקציב על פי אחוז גבייה צפוי.  ד.   
המערכת תאפשר תיעוד שינויים תקציביים שבוצעו (יצירת קובץ log).  ה.   
המערכת תאפשר טיפול ביתרות סוף שנה - העברת עודפי/חוסרי סוף שנה לתקציב
השנה הבאה.
 
ו.   
שאילתות ודוחות תפעוליים וניהוליים
המערכת תאפשר את הפקת השאילתות והדוחות האלה:  
2.1.7
 
 
הצעת תקציב - תכנון (אפשרות להדפסה לפי רמות)  -   
ביצוע מול תכנון (אפשרות לחיתוכים כגון נושא הגבייה, נושא ההוצאות נושא ההנחות
ועוד)
 
-   
שריוני תקציב  -   
אירועי תקציב עתידיים  -   
שינויים תקציביים  -   
 דוח השוואות בין ביצוע (ניצול) תקציבי בשנים מסוימות -   
מעקב אחר ביצוע העברות מסעיף תקציבי למשנהו  -   
דוח מקורות ושימושים.
 
-   
 
מודול גבייה
 
2.2
מודול זה הוא כלי לתכנון ולביצוע של הגבייה מהמקורות השונים, והוא מתבסס על סעיפי
התקציב. למודול זה שני תת-מודולים:
 
 
תת-מודול גבייה
להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:
 
2.2.1   
תכנון הגבייה  א.   
יצירת תכנית גבייה - מסגרת תשלומים לשכבה/לכיתה/למגמה  -   
סימון מרכיבי התשלום כתשלומי חובה וכתשלומי רשות  -   
פתיחה אוטומטית של כרטיס תקבולים/תשלומים לבית-אב/לתלמיד על-פי
מסגרת התשלומים ופרופיל התלמיד (השתייכותו לבית-אב, לשכבה, לכיתה
ולמגמה) ועל-פי תכנית ההנחות (ראה להלן מודול הנחות).
 
-   
סוגי התשלום  ב.   
תשלום מזומן, להפקדה מיידית בחשבון בית-הספר  -   
תשלום מעותד, להפקדה על ידי בית-הספר או להעברה על ידי הבנק/חברת
האשראי לחשבון בית-הספר במועד הפירעון
 
-   
פיקדון, תשלום המיועד להחזרה (עירבון להחזרת ציוד בית-הספר שנמסר
לתלמיד בהשאלה). המערכת תדע לטפל בפיקדון בשתי דרכים:
 
-   
תשלום להפקדה בבנק
(יוחזר בסוף תקופת
ההשאלה כהחזר כספי)
 
1)   
מתן המחאת ביטחון
לשמירה בבית-הספר
(תוחזר בסוף תקופת
ההשאלה).
התקבול יירשם כפיקדון
בכרטיס התלמיד.
 
2)   
אמצעי התשלום
המערכת תאפשר לטפל במגוון אמצעי תשלום:
 
ג.   
מזומנים (סכום, שם המשלם ותאריך)  -   
המחאות (פרטי ההמחאה: שם הבנק, מספר סניף הבנק, מספר חשבון הבנק,
מספר ההמחאה, הסכום, שם המשלם, תאריך הקבלה, תאריך הפירעון)
 
-   
כרטיסי אשראי (פרטי העסקה: חברת האשראי, מספר הכרטיס, תאריך
התוקף, הסכום, שם המשלם, תאריך הקבלה, מספר התשלומים, תאריכי
התשלומים, סוג המסלול - רגיל או קרדיט)
 
-   
הוראות קבע (פרטי ההוראה: שם הבנק, מספר סניף הבנק, מספר חשבון
הבנק, הסכום, שם המשלם, מטרת התשלום, התאריך)
 
-   
העברות בנקאיות (פרטי ההעברה: שם הבנק, מספר סניף הבנק, מספר חשבון
הבנק, הסכום, שם המשלם, מטרת התשלום, התאריך).
 
-   
ניהול התקבולים  ד.   
ניהול תקבולים ממקורות שונים כמפורט ב-2.1.1 לעיל  -   
ניהול התקבולים בכל סוגי התשלום ולכל אמצעי התשלום  -   
ניהול הגבייה על-פי בסיסים שונים:  -   
בית-אב/תלמיד (קבלה תופק
על שם ההורה המשלם)
 
1)   
   
כיתה/קבוצת לימוד - על-פי
גיליון איסוף כספים (אישור
קבלת הכספים יופק על שם
המורה/אוסף הכספים)
 
2)   
"צביעת" תקבול לסעיפי תקציב/פעילויות ספציפיים (החלק היחסי של התקבול
יירשם בכרטיס המתאים במודול הנהלת-חשבונות)
 
-   
ביצוע מהלך של "סגירת יום": התאמת הקופה לסך כל התקבולים שנתקבלו
באותו יום, סיכומים ברמת כל אמצעי התשלום ואפשרות לפירוט לפי אמצעי
תשלום (לצורך בדיקה במקרים של אי התאמה).
 
-   
קישור לתת-מודול "הנחות"
מודול הגבייה יהיה מקושר למודול ההנחות, כדי שההנחות המגיעות לתלמיד
תופענה באופן אוטומטי בזמן חישוב הסכום לתשלום (ראה 2.2.2 - "תת-מודול
הנחות").
 
ה.   
קישור למודול "הנהלת חשבונות"
לכל בית-אב ייפתח כרטיס בהנהלת חשבונות. יבוצע עדכון אוטומטי של
הכרטיסים הרלוונטיים בכל פעילות גבייה.
 
ו.   
עבודה עם קורא אופטי או מגנטי
רצוי שהמערכת תהיה ערוכה לאפשרות עבודה עם קורא מגנטי או אופטי לכרטיסי
אשראי ולהמחאות.
 
ז.   
הפקת מכתבים, הודעות והתראות
המערכת תאפשר הפקת מכתבים, הודעות והתראות באופן אוטומטי להורי
תלמידים חייבים.
 
ח.   
שאילתות ודוחות תפעוליים
המערכת תאפשר את הפקת השאילתות והדוחות האלה:
 
ט.   
תכנית גבייה
לבית-הספר/לשכבה/למגמה/
לכיתה/לבית-אב/לתלמיד
 
-   
דוח גבייה כיתתי  -   
דוח גבייה לפי בתי-אב  -   
דוח גבייה לפי פעילות  -   
דוח צפי לתקבולים  -   
דוח תשלומים מעותדים
לפי תאריכי פירעון
 
-   
דוח המחאות/הוראות קבע
שחזרו או בוטלו.
 
-   
דוחות ניהוליים
המערכת תאפשר את הפקת הדוחות הניהוליים האלה:
 
י.   
דוח גבייה שכבתי  -   
דוח גבייה לפי סעיפים
תקציביים לחיוב
 
-   
דוח גבייה לפי אמצעי
תשלום
 
-   
דוח גבייה לפי מקורות
(לפי הפירוט ב-2.1.1
לעיל)
 
-   
תת-מודול הנחות
להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:
 
2.2.2
 
 
הבחנה בין סוגי ה"הפחתה מתשלום"  א.   
המערכת תאפשר הבחנה בין סוגי ההפחתה מתשלום האלה:
 
 

1)הנחה - הפחתת מחיר, הוזלה בסכום או באחוזים   
2)מלגה- הפחתת תשלום עקב קבלת סכום התשלום, או חלקו, מצד ג'   
3) סירוב - הפחתת תשלום עקב ויתור מראש על השתתפות בפעילות או
סירוב לשלם
 
 
4) זיכוי - זקיפה לזכות, רישום כסף לטובת מישהו   
5) החזר - החזרת כספים למשלם כתוצאה מאי השתתפות תלמיד
בפעילות, מאי-ניצול הכספים למטרה שלשמה נגבו, או מהחזרת פיקדון
(המערכת תאפשר החזר חלקי ורישום יתרת ההחזר כדמי שימוש או
תרומה).
 
 
ניהול הנחות על-פי בסיסים  ב.   
המערכת תאפשר ניהול הנחות על פי בסיסים שונים:   
בסיס תלמיד  -   
בסיס בתי-אב  -   
בסיס שכבה, כיתה, קבוצת לימוד, מגמה  -   
בסיס פעילות.  -   
בנייה של תכניות הנחות והנחות אוטומטיות
המערכת תאפשר בנייה של תכניות הנחות לתלמידים בהתאם למדיניות של כל
מוסד חינוך ולהנחיות משרד החינוך והרשות המקומית והפעלת תכניות הנחה
אוטומטיות לקבוצות של תלמידים (ללא התערבות ידנית), כדלקמן:  
ג.   
הנחות לבתי אב  -   
הנחות לתלמידי שכבה, כיתה, קבוצת לימוד, מגמה  -   
הנחות לפעילות.  -   
שיוך ההפחתה לסעיפי חיוב
המערכת תציג את סוג ההפחתה ואת סכומה הן תחת סעיף החיוב במודול הגבייה
והן בקבלה המופקת מהמערכת.
 
ד.   
קישור למודול "הנהלת חשבונות"
המערכת תאפשר ביצוע קישור אוטומטי בין הפחתות שניתנו לכרטיסי הנהלת
החשבונות המתאימים, לרבות קישור לכרטיסי הנחות.
 
ה.   
 
מודול הנהלת חשבונות
 
2.3
מודול זה הוא כלי לניהול החשבונות בבית הספר, והוא כולל 4 תת-מודולים:   
תת-מודול הנהלת חשבונות
להלן פירוט פעולותיו של תת-מודול זה:
 
2.3.1
 
 
ניהול החשבונות ייעשה בשיטה הדו-צדית.  א.   
ניהול החשבונות ייעשה הן על בסיס מצטבר והן על בסיס מזומן.  ב.   
המערכת תנהל כרטיסי הנהלת חשבונות (הניתנים למיון לסעיפים מאזניים
ותוצאתיים).
 
ג.   
המערכת תבצע את פקודות היומן באופן אוטומטי, באמצעות ממשק עם המודולים
השונים שבמערכת, ולא ידנית על-ידי המשתמשים. עם זאת, המערכת תאפשר הקלדת
פקודות יומן באופן ידני על-ידי משתמש בעל הרשאה מתאימה.
 
ד.   
המערכת תנהל אינדקס חשבונות.  ה.   
המערכת תאפשר ביצוע פעולות חיוניות נוספות:  ו.   
ביצוע פעולות סטורנו (ביטול)  -   
העברת נתונים משנה לשנה (העברת יתרות פתיחה לסעיפים מאזניים)  -   
ביטול כרטיסים.  -   
תת-מודול קופה קטנה
להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:
 
2.3.2
 
 
ניהול קופה קטנה (הוצאות, הכנסות)  א.   
קישור למודול "הנהלת חשבונות" שיאפשר גם שיוך אוטומטי של הוצאות
לכרטיסי הנהלת חשבונות
 
ב.   
הגבלת גובה מחזור הקופה בהתאם להנחיות הרשות המקומית  ג.   
ביצוע פעולות סטורנו (ביטול).  ד.   
הפקת שאילתות, דוחות תפעוליים וניהוליים  ה.   
התפלגות לפי סוגי ההוצאות (ובכלל זה שמות מוציא ההוצאה ומאשרה)  -   
סה"כ הוצאה לתקופה  -   
תאריכי השלמת קופה לדמי המחזור.
 
-   
תת-מודול התאמת בנק
להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:
 
2.3.3
 
 
ביצוע התאמות בנק ואיתור תנועות (לפי סכומים, לפי אסמכתאות ולפי תאריכים)  א.   
קליטת נתוני הפקדות (דפי בנק), לרבות אפשרות לקליטה אוטומטית.  ב.   
תת-מודול בנקים וחברות אשראי
להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:
 
2.3.4
 
 
עבודה עם כמה חשבונות בנק  א.   
הנפקת אישור הפקדות לבנק לפי אמצעי תשלום (ראה 2.2.1-ג)  ב.   
ניהול תשלומים ותקבולים באמצעות כרטיסי אשראי  ג.   
ניהול המחאות מעותדות ומעקב אחריהן  ד.   
ניהול המחאות חוזרות ומעקב אחריהן  ה.   
ניהול עמלות ומעקב אחריהן  ו.   
קישוריות עם מודול "הנהלת חשבונות": עדכון פעולות בכרטיסי החשבון
הרלוונטיים
 
ז.   
קישוריות עם תת-מודול "גבייה"  ח.   
הפקת שאילתות, דוחות תפעוליים וניהוליים  ט.   
המחאות לפירעון  -   
המחאות שנפרעו  -   
המחאות חוזרות  -   
הפקדות לתקופה  -   
ריבית לתקופה  -   
התחשבנות עם חברות אשראי (תקבולים ותשלומים באמצעות כרטיסי אשראי,
עמלות לחברות כרטיסי אשראי).
 
-   
 
מודול ספקים ונותני שירותים
 
2.4
מודול זה הוא כלי לניהול ולביצוע של הזמנות ותשלומים לספקים ולנותני שירותים.
 
 
להלן פירוט מרכיביו:   
ניהול כרטיסי ספקים/נותני שירותים  2.4.1
 
 
טבלת הספקים/נותני השירותים המאושרים  -   
ריכוז מידע חיוני רלוונטי על הספק (כתובת, אחוז הניכוי במקור, תוקף האישור)  -   
עבודה מול כל סוגי הספקים/נותני השירותים (זעיר, מורשה, פטור, מלכ"ר)  -   
ניהול הזמנות מספקים ומנותני שירותים
- פרטי ההזמנה
- תעודת המשלוח
- החשבונית
- קבלה
 
2.4.2
 
 
קישור מודול "ספקים ונותני שירותים" למודול "הנהלת חשבונות"
עדכון אוטומטי של כרטיסי הספקים/נותני השירותים במערכת הנהלת החשבונות בכל
פעילות עם הספקים/נותני השירותים (הזמנה, קבלת חשבונית, תשלום חשבונית, התאמות)
 
2.4.3
 
 
קישור מודול "ספקים ונותני שירותים" למודול "תקציב"
הקישור נעשה לצורך שריון תקציבי בעת יצירת הזמנה בתת-מודול ספקים ונותני שירותים.
המערכת תאפשר ביטול שריון תקציבי (למשל במקרה של ביטול הזמנה) וכן שחרור יתרת
השריון בעת ביצוע התשלום ובמקרה שסכום התשלום קטן מסכום השריון.
 
2.4.4
 
 
שאילתות ודוחות תפעוליים וניהוליים
המערכת תאפשר את הפקת השאילתות והדוחות האלה:  
2.4.5
 
 
ניהול מעקב אחר יתרות ספקים/מנותני שירותים  -   
הנחות מספקים/מנותני שירותים  -   
מעקב אחר תשלומים לספקים/לנותני שירותים  -   
יתרות כרטיסי ספקים/נותני שירותים  -   
המחאות דחויות שהועברו לספקים/לנותני שירותים  -   
הזמנות לפי פריטים  -   
הזמנות לפי ספקים/נותני שירותים
 
-   
תשלומים שבוצעו ללא הזמנה מראש  -   
מפרעות לספק.  -   
הפקת המחאות ממוחשבות
רצוי שהמערכת תאפשר הפקת המחאות ממוחשבות.
 
2.4.6
 
 
 
מודול דוחות ושאילתות
 
2.5
המערכת תאפשר להפיק, נוסף לדוחות ולשאילתות שפורטו לעיל, גם את הדוחות ואת השאילתות
האלה:
 
 
דוחות כספיים
- מאזן בוחן
- מאזן תנועות
- מאזן
- דוח רווח והפסד
- דוח תזרים מזומנים
 
2.5.1
 
 
דוחות השוואתיים: ביצוע חיתוכים שונים תוך השוואת הנתונים לנתוני שנים קודמות  2.5.2
 
 
דוח מע"מ  2.5.3
 
 
דוח ניכוי במקור  2.5.4
 
 
אינדקס  2.5.5
 
 
דוח גיול חובות (ממשק עם מודול "גבייה")  2.5.6
 
 
דוחות בקרה חשבונאית, לבדיקת יתרות במערכת הנהלת החשבונות  2.5.7
 
 
בדיקה אם כרטיסי ספקים/נותני שירותים הם ביתרת חובה (יתרת ספקים/נותני
שירותים אמורה להיות בזכות או ביתרת אפס)
 
-   
בדיקה אם כרטיסי תלמידים הם ביתרת זכות (יתרת כרטיסי תלמידים אמורה להיות
בחובה או באפס)
 
-   
בדיקה אם כרטיסי מוסדות הם ביתרת חובה.  -   
דוחות בקרת נתונים  2.5.8
 
 
על פי אחוז הניכוי במקור לספקים/לנתוני שירותים  -   
על פי ההנחות שניתנו לתלמידים או לבתי אב.
 
-   
המערכת תאפשר ביצוע חתכים לשאילתות ולדוחות לפי פרמטרים שונים:
שם התלמיד, מס' הזהות של התלמיד, מס' הזהות של ההורה, הכיתה, השכבה, קבוצת
הלימוד, המגמה, בתי אב, תאריכים ועוד.
 
 
3. עקרונות תפעוליים
 
כללי  3.1
היות שהמשתמשים העיקריים במערכת הם עובדי מזכירות בית-הספר, אשר אינם בעלי
השכלה חשבונאית, יש לוודא כי התוכנה פשוטה לשימוש ולתפעול.
 
3.1.1
 
 
התוכנה תאפשר ניהול ואיתור לפי פרמטרים שונים, לרבות שם התלמיד, מס' הזהות שלו,
מס' הזהות של ההורה, השכבה, הכיתה, המגמה, קבוצות הלימוד ועוד.
 
3.1.2
 
 
ספק התוכנה יצרף לה חוברת הדרכה מפורטת.  3.1.3
 
 
מומלץ לרוכש התוכנה לקבל התחייבות של ספק התוכנה לתמיכה טלפונית, להטמעה,
להדרכה ולתחזוקה של התוכנה לתקופה של שנה (כלול במחיר התוכנה), עם אפשרות
להארכה לתקופה של 4 שנים נוספות במחיר שנתי שייקבע מראש.
 
3.1.4
 
 
 
ממשק משתמש  3.2
התוכנה תעבוד בסביבת מערכת ההפעלה Windows 95 ומעלה.  3.2.1
 
 
ממשק האדם-המחשב יהיה נוח וידידותי למשתמש.  3.2.2
 
 
התוכנה תאפשר התמצאות קלה במערכת וניווט קל ונוח בין מרכיבי המידע השונים.  3.2.3
 
 
הממשק החלונאי של המערכת יעבוד באופן מלא, על פי הסטנדרטים של Microsoft.  3.2.4
 
 
על התוכנה להכיל את האלמנטים האלה:  3.2.5
 
 
תפריט (Menu Bar) שיכיל את כל הפונקציות הראשיות במערכת  א.   
ייצוג הפעולות השכיחות על ידי Icons בסרגל הכלים (Tool Bar)  ב.   
שורת הודעות למשתמש בתחתית החלון, ב-Status Bar  ג.   
בחירה מתוך רשימות ערכים ומיעוט בהקלדת קודים.
 
ד.   
 
התוכנה תאפשר למשתמש לבצע באמצעות המקלדת את כל הפעולות הנעשות באמצעות
העכבר.
 
3.2.6
 
 
התוכנה צריכה להיות מורכבת ממבנה חלונות אחיד וקריא:  3.2.7
 
 
יהיה לה עץ חלונות הירארכי, הגיוני ואינטואיטיבי, בהתאם למשתמשים השונים
ולמתווה התפעולי.
 
א.   
תהיינה כותרות מזהות לכל חלון שיכילו את שם החלון ונתונים מזהים של הרשומה
שנתוניה מוצגים בחלון.
 
ב.   
חלונות שפעולתם זהה יהיו דומים במבניהם.  ג.   
נתונים החוזרים על עצמם בחלונות שונים יהיו, במידת האפשר, במקום קבוע בחלון.  ד.   
בכל חלון יוצגו רק הנתונים הרלבנטיים לביצוע הפעולה הנדרשת. עומס הנתונים
בחלונות יהיה מינימלי במידת האפשר.
 
ה.   
תהיה הפרדה בין הנתונים שתובלט על ידי שימוש באמצעים ויזואליים:  ו.   
שדות להזנה - רקע לבן  -   
נתונים מוצגים בלבד - רקע אפור  -   
נתון שגוי/חסר - רקע אדום  -   
כותרות - צבע שחור  -   
כותרות של שדות חובה - צבע כחול.  -   
"כפתורי המערכת" יהיו בנוסח קבוע ובמיקום קבוע בכל חלונות המערכת.  ז.   
התוכנה תכלול מסכי "עזרה" נגישים ומתאימים למדריך המשתמש. כפתור "עזרה"
יופיע בכל חלון ובכל Dialog Box, בהתאם לסטנדרטים של עזרה בסביבות חלונאיות.
ח.   
בדיקות התקינות של כל נתון תבוצענה מיד לאחר הזנתו, ואם אין הדבר מתאפשר,
סמוך ככל האפשר להקלדת הנתון.
 
ט.   
על כל שגיאה ופעולה אסורה תינתן התראה ברורה תוך הבחנה בין סוגים שונים של
שגיאות.
 
י.   
אחזור המידע ייעשה בצורת שאילתות, עם אפשרות להפקה על גבי נייר. יש לאפשר
מעבר נוח ממצב אחזור למצב עדכון.
 
יא.   
כל פעילות במערכת תיעשה בהתאם לרמת ההרשאה של המבצע.
 
יב.   
הגנה מפני פעולות "חמורות"  יג.   
פעולה "הורסת" (מחיקה וביטול של נתונים קיימים) תחייב אישור נוסף של
המשתמש.
 
-   
פעולה "כבדה" (ארוכה מבחינת זמן הביצוע) תבוצע באצווה תוך מתן אפשרות
למשתמש לתזמן את ביצוע הפעולה בשעות נוחות לו.
 
-   
תהיה הגנה נגד טעויות בהפעלה ואפשרות של ביטול פעולות, במיוחד כאלה
ה"הורסות" נתונים קיימים.
 
-   
תהיה תמיכה מלאה בו-זמנית במערכת הן בעברית, הן בערבית והן בלועזית במידת
הצורך.
 
יד.   
 
ממשק משתמש לדוחות
 
3.3
הדוחות יהיו קלים ונוחים לשליפה.  3.3.1
 
 
הדוחות יהיו ברורים לקריאה ולהבנה (לרבות הכותרות).  3.3.2
 
 
כל דוח יישא כותרת כללית שתכיל את שם בית-הספר, את שנת הלימודים של הנתונים
המוצגים בדוח, את תאריך הפקת הדוח, את שעת ההפקה של הדוח, את מספר העמוד מתוך
סך כל העמודים, הערה בדבר חסיון הנתונים והיותם מוגנים על פי חוק הגנת הפרטיות, וכן
את שם המפיק של הדוח.
 
3.3.3
 
 
כותרת הדוח תכיל את שם הדוח, את הפרמטרים לשליפה ואת סדר המיון.  3.3.4
 
 
הדוחות יהיו ניתנים לצפייה מקדימה (PREVIEW).  3.3.5
 
 
הדוחות יהיו חסומים בפני עריכה או שינוי כלשהו של הנתונים.  3.3.6
 
 
רצוי שהמערכת תאפשר הדפסה של חלק מהדוח או של דפים נבחרים ושליטה בגודל ובסוג
של הגופן.
3.3.7
 
 


בשאלות אפשר לפנות אל מינהל המנב"ס וקישורים, טל'
03‎-9298150,
פקס' 03‎-9240655, דוא"ל manbas@inter.net.il , או אל הגב'
נילי בירון, אגף
התכנון במשרד החינוך, טל' 03‎-6896017, פקס' 03‎-6896037.



הוראות קבע


חוזר מנכ"ל תש, י"ט ניסן תשס"ב, 1 באפריל 2002