education - חינוך חוזרי מנכ''ל
 
   
 
 
 
 
 
 

3. ארגון ומינהל

3.7 מינהל מוסדות חינוך

3.7-79  תקינה לתוכנה כספית לבתי הספר

 

הוראה זו הועברה לאתר החדש של חוזרי מנכ"ל

למעבר להוראה

 

מבוא

תמצית

חוזר זה מפרט את דרישות התקינה לתוכנה כספית התומכת את תפעול המערך הכספי בבתי הספר. בתי הספר מחויבים להפעיל אך ורק תוכנה כספית העומדת בדרישות אלה.

התוקף: החל מ-27 באוגוסט 2013.

התחולה: כלל מערכת החינוך.

הסטטוס: החלפה.

חוזרים קודמים באותו נושא: סעיף 3.7-23 בחוזר הוראות הקבע סב/7(ב), "תקינה לתוכנה כספית לבתי הספר" – מבוטל.

חוזרים קודמים בנושאים קשורים: סעיף 3.6-8 בחוזר הוראות הקבע תשע/3(א), "מאגרי מידע בבתי הספר – רישום דיווח ואבטחת מידע" – בתוקף.

התפוצה: מנהלי מחלקות החינוך ברשויות, מנהלי בתי הספר והמפקחים.

 

הגורם האחראי

א.    שם היחידה                     

1)     המינהל לתקשוב ולמערכות מידע

2)     מינהלת בתי הספר בניהול עצמי במינהל הפדגוגי

ב.     בעל התפקיד                     

1)     אחראית על תיקשוב מערכת החינוך

2)     המנהל הכלכלי

ג.     מספר הטלפון     

1)     03-9298150

2)     02-5603991

ד.     כתובת הדוא"ל    

1)     rikine@education.gov.il

2)     shaulco@education.gov.il

 

תוכן העניינים

1.    כללי

2.    דרישות כלליות מהמערכת

3.    מבנה המערכת – מודולים עיקריים

4.    עקרונות תפעוליים

5.    נספחים.

נספח א: הפקת קובץ מאזן ל"מאגר מידע כספי לבתי ספר בניהול עצמי"

נספח ב: הצהרת רואה חשבון בדבר התאמת התוכנה הכספית

 

 

1.             כללי

1.1    כדי לאפשר להנהלות מוסדות החינוך לנהל את בתי הספר על פי כללי המינהל התקין משרד החינוך פועל לספק להם כלים ממוחשבים להפיכת המינהל הבית-ספרי למערכת ארגונית כוללת שתשמש כלי עזר לגורמים השונים העוסקים בניהול המוסד ובתפעולו. בהמשך לפיתוח מערכות המידע של המשרד ובמטרה לשפר את השירות ואת התשתיות יזם המשרד פעילות בתחום התקינה. במסגרת זו המשרד מפרסם תקינה לתוכנה כספית.

1.2    חוזר זה מפרט את התקינה של המשרד לתוכנה כספית התומכת את תפעול המערך הכספי בבתי הספר. בתי הספר מחויבים להפעיל אך ורק  תוכנה כספית אשר תעמוד בדרישות אלה.

1.3    חוזר זה מגדיר את הכללים החשבונאיים המחייבים שעל פיהם תפעל התוכנה הכספית, את המודולים ואת הפונקציות שיהיו כלולים בה ואת הדרישות הטכניות בנושא המחשוב והממשק התפעולי.

1.4    אין לראות במסמך זה מסמך אפיון או ניתוח מערכת.

1.5    תצורת התוכנה הכספית היא באחריות מפתחי התוכנה, על פי מיטב שיקול דעתם המקצועית, בתנאי שתעמוד בכל הדרישות המפורטות בחוזר זה, תכלול לפחות את כל הפונקציות שמתוארות בו ותפעל על פי הקריטריונים החשבונאיים שהוא מגדיר.

1.6   בקרת התאימות של התוכנה הכספית לתקינה

א.    מפתח/משווק תוכנה כספית המבקש לשווק תוכנה שברשותו לבתי הספר נדרש להמציא למשרד החינוך הצהרה מאת משרד רואי חשבון בישראל, או מרואה חשבון מוסמך הרשום בלשכת רואי החשבון בישראל, בדבר מידת התאמתה של התוכנה שברשותו לתקינה ובדבר עמידתה בקריטריונים החשבונאיים המפורטים בתקינה.

ב.    ההצהרה תהיה בהתאם לפורמט המצורף כנספח לתקינה הכספית שיתעדכן מעת לעת.

ג.     משרד החינוך, באמצעות המינהל לתקשוב ולמערכות מידע, ימציא לבית-התוכנה אישור על מידת התאמתה של התוכנה לתקינה ועל האפשרות להפעיל אותה בבתי הספר.

ד.    בעלות/רשות/בית ספר שירכשו תוכנה כספית או יחדשו חוזה לתוכנה שנמצאת בשימושם ידרשו מספק התוכנה להציג  את אישור משרד החינוך להתאמת התוכנה לתקינה, כאמור לעיל. יש לדרוש את הצגת המסמכים הנ"ל גם לפני כל התקנה של גרסה חדשה של התוכנה.

ה.    המשרד שומר לעצמו את הזכות לבצע בקרות לבדיקת התאמתן של התוכנות הכספיות לתקינה.

 

2.             דרישות כלליות מהמערכת

2.1          עקרונות התוכנה הכספית

2.1.1 המערכת תעמוד בהוראות ניהול ספרים: הוראות מס הכנסה וחוק מע"ם ותקנותיהם.

2.1.2 המערכת תעמוד בכללי חשבונאות מקובלים.

2.1.3 המערכת תעמוד בתקנות משרד החינוך (לרבות חוזרי המנכ"ל בנושא תשלומי הורים) ומרכז השלטון המקומי.  

2.1.4 המערכת תעמוד בהוראות החוקים האלה: 

-    חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, פרק ב': הגנה על פרטיות במאגרי מידע 

-    תקנות הגנת הפרטיות, התשמ"ו-1986, תנאי החזקת מידע ושמירתו וסדרי העברת מידע בין גופים ציבוריים  

2.1.5 המערכת תהיה גמישה לתוספות ולשינויים שינבעו משינויים בחוקי מדינת ישראל ובתקנותיה.  

2.1.6 המערכת תכלול בקרות וכלי אבטחת מידע בהתאם לנוהלי משרד החינוך והתקנים הישראלים של מכון התקנים הישראלי:  

-    סעיף 3.6-8 בחוזר הוראות הקבע תשע/3(א), "מאגרי מידע בבתי הספר – רישום, דיווח ואבטחת מידע"

-    התקן הישראלי 1495, חלק 3, "אבטחת מערכות מידע ממוחשבות - ססמאות" 

-    התקן הישראלי 1945, חלק 5, "אבטחת מערכות מידע ממוחשבות - היערכות למצב אסון".

2.1.7 המערכת תהיה רב-שנתית: היא תאפשר לנהל בשנת לימודים נתונה את הנתונים הכספיים של שנת הלימודים השוטפת ובד בבד לאחזר (בצפייה בלבד) נתונים כספיים של שנים קודמות ולבצע פעולות תכנון לשנת הלימודים הבאה. עם זאת, המערכת תחסום אפשרות עדכון של נתונים כספיים של שנים שבוצעה לגביהן סגירה.  

2.1.8  המערכת תכיל כלי לניהול הרשאות משתמשים.

2.1.9  המערכת תאפשר הפסקה זמנית (PAUSE) של עבודה בכל מסך בה – ללא צורך ביציאה ממנה – וחידוש העבודה עם הקשת הססמה של המשתמש.  

2.1.10  המערכת תבצע יציאה אוטומטית כשהיא איננה בשימוש (וגם לא במצב PAUSE) מעל פרק זמן מסוים (על פי קביעת המשתמש).  

2.1.11  המערכת תאפשר גיבוי קבצים ושחזור (במקרה הצורך).

2.1.12  המערכת תאפשר יצוא של טבלאות המערכת ל-EXCEL.

2.1.13  המערכת תאפשר יבוא ויצוא של נתוני כל טבלאות המערכת לקובצי ASCII.

2.1.14  המערכת תאפשר לבצע את הבקרות האלה: 

-     בדיקה של תקינות הנתונים ושלמותם 

-     בדיקות רציפות של קבלות והמחאות

-     מניעת כפילות מספרי חשבוניות וחשבונות לתשלום של אותו ספק

-     שמירה של זיהוי (שם משתמש) מבצע כל פעולה ומועד ביצועה

-     ביצוע פעולות מיוחדות (כגון הנחות, סטורנו, העברה מסעיף לסעיף וכד') שתבוצענה על ידי בעלי הרשאה מיוחדת.

2.1.15  המערכת תאפשר לכל בתי הספר ניהול של 2 בסיסי נתונים לפחות: בסיס נתונים לניהול חשבון תשלומי הורים ובסיס נתונים לניהול חשבון שוטף של בית הספר. בתי ספר שייכנסו לניהול עצמי יחויבו בניהול של 2 בסיסי נתונים לפחות.

2.1.16  התוכנה תאפשר ניהול אינדקס של סעיפי הנהלת חשבונות אחיד ברמת הרשות המקומית, לרבות פתיחה ומחיקה של סעיפים בשליטת הרשות המקומית, באופן שאינדקס הסעיפים יתעדכן אוטומטית בכל בתי הספר. בתי ספר שייכנסו לניהול עצמי יחויבו בניהול אינדקס אחיד ברמת הרשות המקומית.

 

2.2          קישור למערכות אחרות בבית הספר

2.2.1   קישור עם מערכת מנב"ס ועם מערכת המנב"סנט של משרד החינוך

א.    הקישור עם מערכות המנב"ס והמנב"סנט של משרד החינוך ייעשה באמצעות מסד נתונים לקריאה בלבד (VIEW) המסופק עם תוכנות המנב"ס והמנב"סנט.

ב.    התוכנה הכספית תחסום אפשרות להכנסת נתונים מינהליים הנמצאים במערכות המנב"ס והמנב"סנט (לדוגמה: נתוני תלמידים, נתוני הורים/בתי אב, נתוני מורים ועובדים אחרים בבית-הספר, נתוני כיתות, נתוני קבוצות לימוד וכד').

2.2.2        אפשרות ליצוא קובץ מאגר מידע כספי

התוכנה תאפשר יצוא נתונים מהתוכנה הכספית באמצעות קובץ למאגר המידע הכספי של משרד החינוך במנבסנ"ט. לצורך זה תאפשר התוכנה הכספית שיוך כרטיסים לאינדקס האחיד של משרד החינוך ברשויות המנהלות אינדקס רשותי. השיוך יבוצע פעם אחת ברשות (פירוט מבנה הקובץ ופרטי הממשק ראה בנספח א להלן). בנוסף התוכנה תתריע על אי-הפקת קובץ למאגר מיד עם תום תקופת הדיווח, וזאת עד להפקת קובץ למאגר.

 

3.             מבנה המערכת - מודולים עיקריים

3.1          מבנה המערכת המומלץ והמודולים העיקריים שייכללו בה

3.1.1        מודול תקציב

3.1.2        מודול גביה

א.  תת-מודול גבייה

ב.  תת-מודול הנחות

3.1.3        מודול הנהלת חשבונות

א.  תת-מודול קופה קטנה

ב.  תת-מודול התאמת בנק

ג.  תת-מודול בנקים וחברות אשראי

3.1.4        מודול ספקים ונותני שירותים

3.1.5        כרטיס תלמיד/בית אב         

3.1.6        מודול דוחות ושאילתות.

 

3.2          פירוט המודולים ומרכיביהם

3.2.1        מודול תקציב

מודול התקציב הוא כלי ניהולי למנהלי בתי הספר, לתכנון הפעילויות והשימושים בכספי בית-הספר בהתאם לתקבולים הצפויים.

להלן פירוט מרכיביו של מודול זה:  

א.    ניהול המקורות התקציביים

המערכת תנהל טבלת מקורות תקציביים שתכלול מקורות אלו:

-    משרד החינוך

-    בעלויות חינוך

-    רשויות מקומיות

-    תשלומי הורים

-    תרומות

-    פעילויות חיצוניות של בתי ספר, כגון השכרת מתקני בית הספר

-    ריבית מפיקדונות בבנקים.

טבלת המקורות תהיה פתוחה להוספה של מקורות נוספים בהתאם לצורכי בית הספר ולעדכון של

מקורות תקציביים. המערכת לא תאפשר ביטול מקורות שנעשה בהם שימוש.

ב.     ניהול סעיפי התקציב  

המערכת תנהל טבלת בסיס של עץ סעיפי התקציב, ותאפשר היררכיה בלתי מוגבלת של סעיפי התקציב. לדוגמה:

-    טיולים וסיורים

-    טיולים וסיורים, שכבה א'

-    טיולים

-    טיול קצר

-    טיול ארוך

-    סיורים

-    סיור להכרת היישוב

-    סיור במוזיאון

-    טיולים וסיורים, שכבה ב' וכו'.

 

ג.     תכנון תקציבי

1)    המערכת תכלול כלי לתכנון סעיפי התקציב בהתאם לתקבולים הצפויים מהמקורות התקציביים. 

2)    המערכת תאפשר העתקת תקציב משנה לשנה.

3)    המערכת תאפשר ביצוע שינויים (הוספת סעיפים או הסרתם)

4)    המערכת תדע לסכם לכל סעיף תקציבי היררכי את כל הסעיפים ברמה שמתחתיו.

5)    המערכת תדע להקפיא תקציב מאושר ותחסום אותו לשינויים, למעט שינויים הנעשים על-ידי משתמש בעל הרשאה מתאימה.

6)    רצוי שהמערכת תכיל מנגנון לבניית תקציב לפעילות על פי אומדן העלות לרכיבי העלות של הפעילות, תוך אבחנה בין העלות הכוללת לרכיב (לדוגמה: הסעה לאתר הפעילות) לבין העלות לתלמיד (לדוגמה: כרטיס כניסה לאתר). דוגמה למנגנון לבניית תקציב לפעילות: סוג היחידה, המחיר ליחידה, כמות היחידות, תקציב כולל נוסף והעלות הכוללת.

 

ד.     תכנון ביצועו של התקציב

המערכת תכלול כלים לתכנון ביצועו של התקציב:

1)     קישור סעיפי התקציב למקורות התקציביים

2)     החלת תאריכי צפי למימוש התקבולים מהמקורות התקציביים

3)     החלת תאריכי צפי למימוש סעיפי התקציב.

 

ה.    קישוריות למודול הנהלת חשבונות (תזרים מזומנים)

המערכת תאפשר השוואות של סעיפים בין תכנון תקציבי לביצוע בפועל, ותתריע  או תבצע חסימה במקרים של חריגה מהתקציב. הקביעה לגבי חסימה או התרעה בזמן החריגה מהתקציב תיעשה על ידי פרמטר בזמן התקנת התוכנה, בהתאם למדיניות של כל רשות. המערכת תאפשר את הסרת החסימה לפי הוראה של משתמש בעל הרשאה.

 

ו.     פעילויות ופעולות חשבוניות נוספות

1)    המערכת תאפשר ביצוע שריון תקציבי לפעילויות.

2)    המערכת תאפשר ביצוע העברות תקציביות בין סעיפי התקציב לפי הוראה של משתמש בעל הרשאה.

3)    המערכת תאפשר העברה של יתרת התקציב בסעיף בלבד ותחסום אפשרות חריגה מתקציב שנוצל בפועל או ששוריין לסעיף זה.

4)    המערכת תאפשר בניית תכנית גבייה על פי תקציב מתוכנן.

5)    המערכת תאפשר בניית תקציב על פי אחוז גבייה צפוי.

6)    המערכת תאפשר תיעוד שינויים תקציביים שבוצעו (יצירת קובץ log לתיעוד שינויים שבוצעו).

7)    המערכת תאפשר טיפול ביתרות סוף שנה – העברת עודפי/חוסרי סוף שנה לתקציב השנה הבאה.

 

ז.     שאילתות ודוחות תפעוליים וניהוליים

המערכת תאפשר את הפקתם של השאילתות והדוחות האלה:

1)    הצעת תקציב – תכנון  (אפשרות להדפסה לפי רמות)

2)    ביצוע מול תכנון (אפשרות לחיתוכים כגון נושא הגבייה, נושא ההוצאות, נושא ההנחות ועוד)

3)     שריוני תקציב

4)     אירועי תקציב עתידיים

5)     שינויים תקציביים

6)     דוח השוואות בין ביצוע (ניצול) תקציבי בשנים מסוימות

7)     מעקב אחר ביצוע העברות מסעיף תקציבי למשנהו.

 

3.2.2        מודול גבייה

מודול זה הוא כלי לתכנון ולביצוע של הגבייה מהמקורות השונים, והוא מתבסס על סעיפי התקציב. למודול זה שני תת-מודולים:

תת-מודול גבייה

להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:

א.    תכנון הגבייה

המערכת תאפשר לתכנן את הגבייה, כמפורט להלן:

-    יצירת תכנית גבייה – מסגרת תשלומים לשכבה/לכיתה/ למגמה

-    סימון מרכיבי התשלום כתשלומי חובה ותשלומי רשות

-    פתיחה אוטומטית של כרטיס תקבולים/תשלומים לבית-אב/לתלמיד על פי מסגרת התשלומים ופרופיל התלמיד (השתייכותו לבית-אב, לשכבה, לכיתה ולמגמה) ועל פי תכנית ההנחות (ראה להלן מודול הנחות).

 

ב.     סוגי התשלום

המערכת תאפשר לטפל בסוגי התשלום האלה:

-    תשלום מזומן, להפקדה מיידית בחשבון בית הספר

-    תשלום מעותד, שיופקד על ידי בית הספר או על ידי בנק/חברת האשראי לחשבון בית הספר במועד הפירעון.

 

ג.     אמצעי התשלום

המערכת תאפשר לטפל במגוון אמצעי תשלום:

-   מזומנים (הסכום, שם המשלם, התאריך)

-   המחאות (פרטי ההמחאה: שם הבנק, מספר סניף הבנק, מספר חשבון הבנק, מספר ההמחאה, הסכום, שם המשלם, תאריך הקבלה, תאריך הפירעון)

-   כרטיסי אשראי (פרטי העִסקה: חברת האשראי, מספר הכרטיס, תאריך התוקף, הסכום, שם המשלם, תאריך הקבלה, מספר התשלומים, תאריכי התשלומים, סוג המסלול - רגיל או קרדיט)  

-   הוראות קבע (פרטי ההוראה: שם הבנק, מספר סניף הבנק, מספר חשבון הבנק, הסכום, שם המשלם, מטרת התשלום, התאריך)

-   העברות בנקאיות (פרטי ההעברה: שם הבנק, מספר סניף הבנק, מספר חשבון הבנק, הסכום, שם המשלם, מטרת התשלום, התאריך).  

 ד.    ניהול התקבולים

המערכת תאפשר לנהל את התקבולים, כמפורט להלן:

-    ניהול התקבולים ממקורות שונים, כמפורט ב-3.2.1-א לעיל

-    ניהול התקבולים בכל סוגי התשלום ולכל אמצעי התשלום

-    ניהול הגבייה על-פי בסיסים שונים:

א)    בית-אב/תלמיד (קבלה תופק על שם ההורה המשלם)

ב)    כיתה/קבוצת לימוד 

-    "צביעת" תקבול לסעיפי תקציב/לפעילויות מסוימות (החלק היחסי של התקבול יירשם בכרטיס המתאים במודול הנהלת חשבונות)

-   ביצוע מהלך "סגירת יום": התאמת הקופה לסך כל  התקבולים שנתקבלו באותו יום, סיכומים ברמת כל אמצעי תשלום ואפשרות לפירוט לפי אמצעי תשלום (לצורך בדיקה במקרים של אי-התאמה).

 

ה.    קישור לתת-מודל הנחות

מודול הגבייה יהיה מקושר למודול ההנחות, כדי שההנחות המגיעות לתלמיד יופיעו באופן אוטומטי בזמן חישוב הסכום לתשלום (ראה להלן בתת-מודול הנחות).

 

ו.     קישור למודול הנהלת חשבונות

לכל בית-אב ייפתח כרטיס בהנהלת חשבונות. יבוצע עדכון אוטומטי של הכרטיסים הרלוונטיים בכל פעילות גבייה.

ז.     עבודה עם קורא אופטי ו/או מגנטי

רצוי שהמערכת תהיה ערוכה לאפשרות עבודה עם קורא מגנטי או אופטי לכרטיסי אשראי ולהמחאות.

 

ח.    הפקת מכתבים, הודעות והתראות

המערכת תאפשר הפקת מכתבים, הודעות והתראות באופן אוטומטי להורי תלמידים חייבים.

 

ט.    שאילתות ודוחות תפעוליים

המערכת תאפשר את הפקתם של השאילתות והדוחות האלה:

-   תכנית גבייה לבית-הספר/לשכבה/למגמה/לכיתה/לבית-אב/לתלמיד 

-    דוח גבייה כיתתי

-    דוח גבייה לפי בתי-אב

-    דוח גבייה לפי פעילות

-    דוח צפי לתקבולים

-    דוח תשלומים מעותדים לפי תאריכי פירעון

-    דוח המחאות/הוראות קבע שחזרו או בוטלו.

 

י.     דוחות ניהוליים

המערכת תאפשר את הפקתם של הדוחות הניהוליים האלה:  

-    דוח גבייה שכבתי

-    דוח גבייה לפי סעיפים תקציביים לחיוב

-    דוח גבייה לפי אמצעי תשלום

 

תת-מודול הנחות

להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:

א.    הבחנה בין סוגי "הפחתה מתשלום" (זיכוי)

המערכת תאפשר הבחנה בין סוגי ההפחתה מתשלום האלה:

1)   הנחה – הפחתת מחיר, הוזלה  בסכום או באחוזים

2)   מלגה – הפחתת תשלום עקב קבלת סכום התשלום, או חלקו, מצד ג'

3)   סירוב – הפחתת תשלום עקב ויתור מראש על השתתפות בפעילות או סירוב לשלם

4)   החזר – החזרת כספים למשלם כתוצאה מאי-השתתפות תלמיד בפעילות, מאי-ניצולם למטרה שלשמה נגבו, או מהחזרת פיקדון  (המערכת תאפשר החזר חלקי ורישום יתרת  ההחזר כדמי  שימוש או כתרומה).

ב.     ניהול  על-פי בסיסים שונים

המערכת תאפשר ניהול הנחות על פי בסיסים שונים:

-    בסיס תלמיד

-    בסיס בתי-אב

-    בסיס שכבה, כיתה, קבוצת לימוד, מגמה

-    בסיס פעילות.

ג.     בניית תכניות הנחות

המערכת תאפשר בנייה של תכניות הנחות לתלמידים בהתאם למדיניות בית הספר ובהתאם להנחיות משרד החינוך והרשות המקומית והפעלת תכניות הנחה אוטומטיות לקבוצות של תלמידים (ללא התערבות ידנית), כדלקמן:

-    הנחות לבתי אב

-    הנחות לתלמידי שכבה, כיתה, קבוצת לימוד, מגמה

-    הנחות לפעילות.

ד.     שיוך ההפחתה לסעיפי חיוב

המערכת תציג את סוג ההפחתה ואת סכומה הן תחת סעיף החיוב במודול הגבייה והן בקבלה המופקת מהמערכת.

ה.    קישור למודול הנהלת חשבונות

המערכת תאפשר קישור אוטומטי בין ההפחתות שניתנו לכרטיסי הנהלת החשבונות המתאימים, לרבות קישור לכרטיסי הנחות.

 

3.2.3        מודול הנהלת חשבונות

מודול זה הוא כלי לניהול החשבונות בבית הספר, והוא כולל 4 תת-מודולים:

תת-מודול הנהלת חשבונות

להלן פירוט פעולותיו של תת-מודול זה:

א.    ניהול החשבונות בשיטה הדו-צדית

ב.    ניהול החשבונות הן על בסיס מצטבר והן על בסיס מזומן

ג.    ניהול כרטיסי הנהלת חשבונות (הניתנים למיון לסעיפים מאזניים ותוצאתיים)

ד.    ביצוע פקודת היומן באופן אוטומטי, באמצעות ממשק עם המודולים השונים שבמערכת, ולא ידנית על ידי המשתמשים (עם זאת, המערכת תאפשר הקלדת פקודות יומן באופן ידני על ידי משתמש בעל הרשאה מתאימה)

ה.    ניהול אינדקס חשבונות

ו.     ביצוע פעולות חיוניות נוספות:

-    פעולות סטורנו (ביטול)

-    העברת נתונים משנה שנה (העברת יתרות פתיחה)

-    ביטול כרטיסים שלא נעשתה בהם פעילות.

תת-מודול קופה קטנה

להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:

א.    ניהול קופה קטנה (הוצאות, הכנסות)

ב.    קישור למודול הנהלת חשבונות שיאפשר גם שיוך אוטומטי של הוצאות לכרטיסי הנהלת חשבונות

ג.    הגבלת גובה מחזור הקופה בהתאם להנחיות הרשות המקומית

ד.    ביצוע פעולות סטורנו (ביטול)

ה.    הפקת שאילתות ודוחות תפעוליים וניהוליים

-    התפלגות לפי סוגי הוצאות (ובכלל זה שמות מוציא ההוצאה ומאשרה)

-    סה"כ הוצאה לתקופה

-    תאריכי השלמת קופה לדמי המחזור.

תת-מודול התאמת בנק*

להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:

א.    ביצוע התאמות בנק ואיתור תנועות (לפי סכומים, אסמכתות ותאריכים)

ב.    קליטת נתוני הפקדות (דפי בנק), לרבות אפשרות לקליטה אוטומטית

ג.    הפקת דוח התאמת בנקים.

 

תת-מודול בנקים וחברות אשראי

להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:

א.    עבודה עם כמה חשבונות בנק

ב.    הנפקת אישור הפקדות לבנק לפי אמצעי תשלום (ראה 3.2.2-ג לעיל)

ג.     ניהול תשלומים ותקבולים באמצעות כרטיסי אשראי

ד.     ניהול המחאות מעותדות ומעקב אחריהן

ה.    ניהול המחאות חוזרות ומעקב אחריהן

ו.     ניהול עמלות ומעקב אחריהן.

ז.     קישוריות עם מודול הנהלת חשבונות: עדכון פעולות בנק בכרטיסי החשבון הרלוונטיים

ח.    קישוריות עם תת-מודול גבייה

ט.    הפקת שאילתות ודוחות תפעוליים וניהוליים

-    המחאות לפירעון

-    המחאות שנפרעו

-    המחאות חוזרות

-    הפקדות לתקופה

-    ריבית לתקופה

-    התחשבנות עם חברות אשראי (תקבולים ותשלומים באמצעות כרטיסי אשראי, עמלות לחברות כרטיסי אשראי).

 

3.2.4        מודול ספקים ונותני שירותים

מודול זה הוא כלי לניהול ולביצוע של הזמנות ותשלומים לספקים ולנותני שירותים.

להלן פירוט מרכיביו של מודול זה:

א.    ניהול כרטיסי ספקים/נותני שירותים

-   ריכוז טבלת ספקים/נותני שירותים מאושרים

-   ריכוז מידע חיוני רלוונטי על הספק (הכתובת, אחוז הניכוי במקור, תוקף האישור)

-   עבודה מול כל סוגי הספקים/נותני שירותים (זעיר, מורשה, פטור, מלכ"ר).

ב.     ניהול הזמנות מספקים/מנותני שירותים

-    פרטי ההזמנה

-    תעודת המשלוח

-    החשבונית

-    קבלה.

ג.     קישור מודול ספקים/נותני שירותים למודול הנהלת חשבונות

עדכון אוטומטי של כרטיסי ספקים/נותני שירותים במערכת הנהלת חשבונות בכל פעילות עם ספקים/נותני שירותים (הזמנה, קבלת חשבונית, תשלום חשבונית, התאמות).

ד.     קישור מודול ספקים/נותני שירותים למודול תקציב

הקישור נעשה לצורך שריון תקציבי בעת יצירת הזמנה בתת-מודול ספקים ונותני שירותים ולסגירתו בעת ביצוע תשלום לספקים/לנותני שירותים. המערכת תאפשר ביטול שריון תקציבי (למשל במקרה של ביטול הזמנה), וכן שחרור יתרת השריון במקרה שסכום התשלום קטן מסכום השריון.

ה.    ניכוי מס במקור

המערכת תדע לבצע ניכוי מס במקור לספקים שאין להם פטור מניכוי מס במקור ולהפיק דוחות בהתאם.

ו.     שאילתות ודוחות תפעוליים וניהוליים

המערכת תאפשר את הפקת השאילתות והדוחות האלה:

-    ניהול מעקב אחר יתרות ספקים / נותני שירותים

-    הנחות מספקים/מנותני שירותים

-    מעקב אחר תשלומים לספקים/לנותני שירותים

-    יתרות כרטיסי ספקים / נותני שירותים

-    הזמנות לפי פריטים

-    הזמנות לפי ספקים/נותני שירותים

-    ניכוי במקור

-    תשלומים שבוצעו ללא הזמנה מראש

-    מפרעות לספק.

ז.     הפקת המחאות ממוחשבות

רצוי שהמערכת תאפשר הפקת המחאות ממוחשבות.

 

3.2.5        כרטיס תלמיד/בית אב        

המערכת תאפשר לכל בית אב/תלמיד צפייה בחיובים/בתקבולים/ בזיכויים שהיו במהלך השנה.

הכרטיס יציג את כל בני המשפחה ויכלול את כל האירועים הכספיים שחלו עליהם, וכן את כל פרטי המשפחה והתלמיד.

 

3.2.6        מודול דוחות ושאילתות

א.    המערכת תאפשר להפיק, נוסף לדוחות ולשאילתות שפורטו בגוף המסמך, גם את הדוחות האלה:

1)     דוחות כספיים

-    מאזן בוחן

-    מאזן תנועות

-    מאזן

-    דוח רווח והפסד

-    דוח תזרים מזומנים

2)    דוחות השוואתיים: ביצוע חיתוכים שונים תוך השוואת הנתונים לנתוני שנים קודמות

3)     דוח מע"ם

4)     דוח ניכוי במקור

5)     אינדקס

6)     דוח גיול חובות (ממשק עם מודול הגבייה)

7)     דוחות בקרה חשבונאית, לבדיקת יתרות במערכת הנהלת החשבונות

-   בדיקה אם כרטיסי ספקים/נותני שירותים הם ביתרת חובה (מאחר שיתרת ספקים/נותני שירותים אמורה להיות בזכות או ביתרת אפס)

-   בדיקה אם כרטיסי תלמידים הם ביתרת זכות (יתרת כרטיסי תלמידים אמורה להיות בחובה או ביתרת אפס; לחלופין היא יכולה להיות בזכות ולעבור לשנה הבאה בהסכמה עם ההורים)

-   בדיקה אם כרטיסי מוסדות הם ביתרת חובה

8)     דוחות בקרת נתונים

-    על פי אחוז הניכוי במקור לספקים/לנותני שירותים

-    על פי ההנחות שניתנו לתלמידים או לבתי אב.

ב.    המערכת תאפשר לבצע שאילתות לפי פרמטרים שונים: שם התלמיד, מס' ת"ז של התלמיד, מס' ת"ז של ההורה, הכיתה, השכבה, קבוצות הלימוד, המגמה, בתי-האב, תאריכים ועוד.

 

4.             עקרונות תפעוליים

4.1     כללי

 

4.1.1   יש לוודא כי התוכנה פשוטה לשימוש ולתפעול.

4.1.2   על התוכנה לאפשר ניהול ואיתור לפי פרמטרים שונים, לרבות שם התלמיד, מס' ת"ז שלו ושל ההורה, השכבה, הכיתה, המגמה, קבוצות הלימוד ועוד.

4.1.3   ספק התוכנה יצרף חוברת הדרכה מפורטת.

4.1.4   מומלץ לרוכש התוכנה לקבל התחייבות של ספק התוכנה לתמיכה טלפונית, להטמעה, להדרכה ולתחזוקה של התוכנה לתקופה של שנה (כלול במחיר התוכנה) עם אפשרות להארכה לתקופה של 4 שנים נוספות במחיר שנתי שייקבע מראש.

 

4.2     ממשק המשתמש

4.2.1   התוכנה תעבוד בסביבת מערכת הפעלה Windows 95 ומעלה.

4.2.2   ממשק האדם-מחשב יהיה נוח וידידותי למשתמש.

4.2.3   על התוכנה לאפשר התמצאות קלה במערכת וניווט קל ונוח בין מרכיבי המידע השונים.

4.2.4   על הממשק החלונאי של המערכת לעבוד באופן מלא, על פי הסטנדרטים של Microsoft.

4.2.5   על התוכנה להכיל את האלמנטים האלה:

א.    תפריט (Menu Bar) שיכיל את כל הפונקציות הראשיות במערכת

ב.     ייצוג הפעולות השכיחות על ידי Icons בסרגל הכלים (Tool Bar)

ג.     שורת הודעות למשתמש בתחתית החלון (Status Bar)

ד.     בחירה מתוך רשימות ערכים ומיעוט בהקלדת קודים.

4.2.6   על התוכנה לאפשר למשתמש לבצע באמצעות המקלדת את כל הפעולות הנעשות באמצעות  העכבר.

4.2.7    התוכנה צריכה להיות מורכבת ממבנה חלונות אחיד וקריא, כמפורט להלן:

א.    עץ החלונות יהיה הירארכי, הגיוני ואינטואיטיבי, בהתאם למשתמשים השונים ולמתווה התפעולי.

ב.    יהיו כותרות מזהות לכל חלון שיכילו את שם החלון ונתונים מזהים של הרשומה שנתוניה מוצגים בחלון.

ג.     חלונות שפעולתם זהה יהיו דומים במבניהם.

ד.    נתונים החוזרים על עצמם בחלונות שונים יהיו, במידת האפשר, במקום קבוע בחלון.

ה.    בכל חלון יוצגו רק הנתונים הרלוונטיים לביצוע הפעולה הנדרשת. עומס הנתונים בחלונות יהיה מזערי עד כמה שאפשר.

ו.     תהיה הפרדה בין הנתונים, שתובלט על ידי שימוש באמצעים ויזואליים, כמפורט להלן:

1)     שדות להזנה – רקע לבן

2)     נתונים מוצגים בלבד – רקע אפור

3)     נתון שגוי / חסר – רקע אדום

4)     כותרות – צבע שחור

5)     כותרות של שדות חובה – צבע כחול.

ז.     "כפתורי המערכת" יהיו בנוסח קבוע ובמיקום קבוע בכל חלונות המערכת.

ח.    התוכנה תכלול מסכי "עזרה" נגישים ומתאימים למדריך המשתמש.      

ט.    כפתור "עזרה" יופיע בכל חלון ובכל Dialog Box, בהתאם לסטנדרטים של עזרה בסביבות חלונאיות.

י.     בדיקות התקינות של כל נתון יבוצעו מיד לאחר הזנתו, ואם אין הדבר מתאפשר, בסמוך ככל האפשר להקלדת הנתון.

יא.   על כל שגיאה ופעולה אסורה תינתן התראה ברורה תוך הבחנה בין סוגים שונים של שגיאות.

יב.   אחזור מידע ייעשה בצורת שאילתות, עם אפשרות להפקה על גבי נייר. יש לאפשר מעבר נוח ממצב אחזור למצב עדכון.

יג.    כל פעילות במערכת תיעשה בהתאם לרמת ההרשאה של המבצע.

יד.   הגנה מפני פעולות "חמורות"

1)    פעולה "הורסת" (מחיקה וביטול של נתונים קיימים) תחייב אישור נוסף של המשתמש.

2)    פעולה "כבדה" (ארוכה מבחינת זמן הביצוע) תבוצע באצווה תוך מתן אפשרות למשתמש לתזמן  את ביצוע הפעולה בשעות נוחות לו.

3)    תהיה הגנה נגד טעויות בהפעלה ואפשרות ביטול פעולות, במיוחד כאלה ה"הורסות" נתונים קיימים.

טו.   תהיה תמיכה מלאה בשדות בעברית ובערבית (במערכת בערבית) ובמעבר ללועזית במידת הצורך.

 

4.3     ממשק המשתמש לדוחות       

4.3.1   הדוחות יהיו קלים ונוחים לשליפה.

4.3.2   הדוחות יהיו ברורים לקריאה ולהבנה (לרבות כותרות).

4.3.3   לכל דוח תהיה כותרת כללית שתכיל את שם בית-הספר, את שנת הלימודים של הנתונים המוצגים בדוח, את תאריך הפקת הדוח, את שעת הפקת הדוח, את מספר העמוד מתוך סך כל העמודים, הערה בדבר חסיון הנתונים והיותם מוגנים על פי חוק הגנת הפרטיות, וכן את שם המפיק של הדוח.

4.3.4   כותרת הדוח תכיל את שם הדוח, את הפרמטרים לשליפה ואת סדר המיון.

4.3.5   בדוחות יהיה אפשר לצפות צפייה מקדימה.

4.3.6   הדוחות יהיו חסומים בפני עריכה או שינוי כלשהו של הנתונים.

4.3.7   רצוי שהמערכת תאפשר הדפסה של חלק מדוח או של דפים נבחרים ושליטה בגודל ובסוג של הגופן.


 



*    התוכנה תתריע אם במשך 30 יום לא נעשה שימוש בתת-מודול התאמת בנק, וזאת כדי לוודא התאמת בנק לפחות כל 30 יום.

 

 


עדכוני rss

 

חוזר מנכ''ל תשעד/1(א), כ"א באלול התשע"ג, 27 באוגוסט 2013

 
   תאריך עדכון אחרון:  15/02/2019