education - חינוך אגף בכיר לביטחון, שעת חירום ובטיחות סביבתית

עדכוני rss

 
 
 
 
 
 
 
 
הנחיות לארגון המסע
 

 

תכנון המסע - כללי

 

בית ספר, מרכז קהילתי, תנועת נוער וכל מוסד או ארגון חינוכי בפיקוח משרד החינוך המבקש להוציא משלחת נוער לפולין (להלן:"הגוף המשגר") כחלק מהפעילות החינוכית שלו בין אם הנסיעה מתקיימת במהלך שנת הלימודים, ובין אם היא נערכת במסגרת החופשות מחויב לפעול על-פי הנחיות חוזר זה ולקבל את חסותו של משרד החינוך ליציאת המשלחת, את מועד היציאה ואישור ליציאת המשלחת. החסות והאישור לנסיעה יוענקו רק למי שפועל על פי הנחיות חוזר זה ולאחר בדיקה חינוכית וביטחונית.

 

 

אחריות מנהלתית

 

האחריות לארגון המשלחת , לשיגורה ולטיפול בה, החל משלב ההכנות , דרך שלב היציאה והשהייה בחו"ל וכלה בחזרה ארצה , היא של מנהל הגוף המשגר:

  • משלחת בית ספר – מנהל בית הספר.
  • משלחת תנועת נוער – מזכ"ל התנועה.
  • משלחת ממלכתית – מנהל מינהל ח"ן.

 

אחריות ביטחונית

 

האחריות הביטחונית על המשלחת הינה של משרד הביטחון על פי החלטת ממשלה.

 

משרד החינוך מעניק חסות ואישור ליציאה לפולין לשני סוגי משלחות:

  • משלחות רשמיות מטעם משרד החינוך (להלן: "משלחות ממלכתיות").
  • משלחות רשמיות בעידוד משרד החינוך (להלן: "משלחות עצמאיות").

את החסות ואת האישור ליציאת משלחות נוער לפולין מטעם משרד החינוך מעניקים מינהל החברה  והנוער והמינהל לחינוך התיישבותי, בתיאום עם משרד הקב"ט הארצי של משרד החינוך.

 

תהליך קבלת החסות והאישור ליציאת המשלחת כולל כמה שלבים שבמהלכם של הגוף המשגר להגיש שני טפסים: עד חצי שנה לפני הנסיעה יוגש "טופס בקשת חסות להוצאת משלחת נוער לפולין", ועד 45 יום לפני הנסיעה לכל המאוחר יוגש "טופס בקשת אישור להוצאת משלחת נוער לפולין". את הטפסים אפשר לקבל במשרדי מינהל החברה והנוער במחוזות, במינהל לחינוך התיישבותי ובמנהלת פולין.

 

כמו כן, אפשר "למצוא" את הטפסים באתרי האינטרנט של מינהל החברה והנוער ואגף הביטחון.

 

 

עקרונות והנחיות מחייבים לתכנון הנסיעה לפולין

 

גוף המשגר המבקש להוציא משלחת נוער לפולין יחל בהכנות ארגוניות ובתכנון הנסיעה בהתאם לעקרונות, ללוח הזמנים ולסדר הפעולות המפורטות להלן:

1.  על המשלחת לקבל חסות מראש ממנהלת פולין במינהל חברה ונוער במשרד החינוך כמפורט להלן.

 

2.  אין לשלב ביקור במדינה נוספת במסגרת המסע לפולין.

 

3.  אין לצרף למשלחת היוצאת בחסות משרד החינוך גורמים שאינם  שייכים לאותה מסגרת שקיבלה חסות (למעט בני משפחה) או אנשים שאינם אזרחי מדינת ישראל. בכל מקרה החורג מהנחיה זו , יש להגיש בקשה למנהלת פולין אשר תטופל בהתייעצות עם הקב"ט הארצי.

 

4.  אין לצרף למשלחת בני נוער שאינם תושבי מדינת ישראל באותו אוטובוס ולא כאוטובוס נוסף למעט מפגשים עם בני נוער פולני שתואמו ואושרו מראש על ידי מנהלת פולין והקב"ט הארצי.

מקרים חריגים כגון שותפות 2000 יטופלו על פי הנחיות משרד הביטחון.

 

5.  משלחת לא תמנה יותר מ-4 אוטובוסים ולא פחות משני אוטובוסים , חריגים יאושרו על ידי מנהל תחום נוער וקהילה והקב"ט הארצי בלבד.

 

6.  נסיעת משלחת באוטובוס קומתיים אסורה.

 

7.  חובה להציב מדריך בכל אוטובוס , מדריך אחד בלבד,צירוף של יותר ממדריך אחד יהיה בכפוף לאישור ממנהלת פולין.

 

8.  לכל 20  תלמידים יוקצה מורה מלווה.

 

9.  מספר הנוסעים באוטובוס לא יפחת מ-40 ולא יעלה על 50 , לפיכך מספר התלמידים במשלחת בת שני אוטובוסים הינו לא פחות מ-80 ולא יותר מ-100 , משלחת בת שלשה אוטובוסים לא פחות מ-120 ולא יותר מ-150 , משלחת בת ארבעה אוטובוסים לא פחות מ-160 ולא יותר מ-200.

 

10.  הרכב הנוסעים באוטובוס יהיה כדלהלן: תלמידים, מדריך, 2 מורים מלווים , מדריך פולני (פיילוט) ומאבטח. כמו כן, יש אפשרות שיצורפו לאוטובוס גם רופא ואיש עדות.

 

11.  ניתן לצרף עד 3 מבוגרים נוספים בכל אוטובוס בלבד  (בני משפחה של תלמידים במשלחת) בהתאם למגבלות מספר הנוסעים באוטובוס.

 

12.  ראש המשלחת יהיה תמיד באוטובוס מספר אחד , ביחד עם המאבטח הבכיר שיקבע למשלחת כמספר אחד.

 

13.  חובה על כל משלחת לצאת עם רופא.

 

14.  מומלץ כי  לכל אוטובוס יצורף  מגיש עזרה ראשונה/חובש/אחות. יש אפשרות לכפל תפקידים. לדוגמה: מורה מלווה בעל הכשרה מתאימה יכול לשמש גם חובש.

 

15.  חובה שבכל אוטובוס יהיה תיק עזרה ראשונה.

 

16.  במקרה של צורך בטיפול רפואי בבית חולים בפולין יש לפעול על פי ההנחיות המופיעות בחוזר מנכ"ל.

 

17.  מומלץ לצרף איש עדות לכל משלחת. יציאתו לפולין תיעשה בתיאום מוקדם עם מנהלת פולין ובאישורה.

 

18.  בתכנון המסע יש גם לקחת בחשבון את ההנחיות שנקבעו לתנועת אוטובוסים.על פי חוק העבודה הפולני, חוק התעבורה הפולני ותקנות האיחוד האירופאי. ראש המשלחת ידרוש פרטים בנושא מחברת הנסיעות שהוא בקשר עמה ויקפיד לתכנן ולבצע את המסע בפולין בהתאם להנחיות ולחוקים אלו.

 

19.  בתכנון המסע יש לקחת בחשבון גם את ההנחיות והחוקים הקיימים בפולין לגבי חובת העסקת מדריכים מקומיים באתרים מסוימים. ראש המשלחת ידרוש פרטים בנושא מחברת הנסיעות שהוא בקשר עמה ויקפיד לתכנן ולבצע את המסע בפולין בהתאם להנחיות ולחוקים אלו.

 

20.  בתכנון המסע יש לקחת בחשבון את הנחיות הביטחון כפי שמופיעות בחוזר זה .

 

21.  מינהל החברה והנוער במשרד החינוך והנהלת מוזיאון אושוויץ החליטו על נוהל מחייב לגבי הביקור של קבוצות ישראליות המגיעות למוזיאון במסגרת משלחות הנוער לפולין. כל משלחת מחויבת להודיע מראש למוזיאון אושוויץ על ביקורה במקום ומחויבת לשלב מדריך מטעם המוזיאון בהדרכת הקבוצה, על פי הכללים שנקבעו. המטרה היא לאפשר למוזיאון אושוויץ להתאים את שירותי ההדרכה שהוא מציע לצרכים של הקבוצות הישראליות ולחזק את שיתוף הפעולה בין המדריכים הישראלים המגיעים עם הקבוצות לבין מדריכי המוזיאון. 

הנוסח המלא של ההסכם וכן נושאי ההדרכה המוצעים על ידי מדריכי המוזיאון, רשימת "תחנות הדרכה" ו"טופס ההודעה על ביקור במוזיאון אושוויץ" שיש לשלחו למוזיאון מובאים בחוזר מנכ"ל.

 

 

תהליך קבלת החסות והאישור ליציאת המשלחת לפולין

 

טבלת עזר לתיאום השלבים, לוח הזמנים וסדר הפעולות בתהליך

 

 

השלב     

העיתוי ביחס למועד הנסיעה לפולין

 הפעולה הנדרשת

א

עד חצי שנה לפני מועד היציאה

התחלת ההכנות והגשת בקשה למנהלת פולין במינהל חברה ונוער באמצעות מינהל חברה ונוער במחוז לצורך קבלת חסות, מספר משלחת והתאריכים המועדפים ליציאה לפולין.

ב

עד 60 יום לפני מועד היציאה

קבלת אישור עקרוני ליציאה לפולין ושיבוץ לתאריכי טיסות

ג

עד 45 יום לפני מועד היציאה

סיום הכנתו של מסלול המסע והגשת בקשה ותוכנית מפורטת לחברת מרמנת במייל בלבד לקבלת אישור ליציאת המשלחת לפולין.

ד

לא יאוחר מ- 21 יום לפני מועד היציאה

סיום העברת פרטים חסרים וביצוע שינויים בתוכניות על ידי מנהלת פולין והעברת התוכנית המאושרת לביטחון.

ה

לא יאוחר מ- 14 יום לפני מועד היציאה

קבלת אישור ביטחוני ליציאה ממשרד קב"ט ארצי.

 

 

תיאור מפורט של כל שלב בתהליך והגדרת האחריות לביצוע

 

א.  שלב א' – חצי שנה לפני מועד היציאה

 

הנושא המרכזי לטיפול: התחלת ההכנות והגשת בקשה לקבלת חסות.

העבודה היא מול המחוז הרלוונטי לבית הספר.

הזמן: עד חצי שנה לפני המועד המבוקש.

אלה התת-נושאים (תת-נושא שביצועו באחריות הגוף המשגר  מסומן ב-* ותת-נושא שביצועו באחריות מינהל החברה והנוער מסומן-#):

1.  לאחר קבלת ההחלטה להוציא משלחת לפולין יש למנות ראש משלחת על פי ההנחיות בחוזר זה.

מינוי בעלי התפקידים ייעשה בהתאם להוראות החלות על עובדי ההוראה היוצאים למשלחות הנוער לפולין בתפקידי מורים-מלווים או מדריכים, בין אם הם עובדי מדינה ובין אם הם עובדי בעלויות.

 

2.  יש לבחור את בני הנוער למשלחת על פי ההנחיות בחוזר זה, בפרק שני -  תכנים ובעלי תפקידים - ולבצע את תכנית ההכנה לבני הנוער על פי אותן ההנחיות.*

 

3.  הגשת בקשה למועד יציאה-מועד יציאת המשלחת.

יש לקבוע את המועד ליציאת המשלחת. ייקבעו 2 תאריכים-מועד מועדף ומועד חלופי – למקרה שלא יהיה ניתן( מסיבות ארגוניות)לאפשר למשלחת לצאת בתאריך המועדף. בין שני התאריכים חייב להיות מרווח של 10 ימים לפחות.

קיימות מגבלה של קיבולת הטסה ומועדי טיסות וכן מגבלה של 50 אוטובוסים ביום לשהייה בפולין ( ללא חישוב יוצאים ונכנסים בכפילות באותו היום) , המשמעות היא כי כל הקודם לקבוע את מועד היציאה ומתחייב אליו זוכה , כל הפונה מאוחר וקובע מועד יציאה מאוחר יותר יצטרך להתפשר על מועד אחר אשר יתאים להנחיות הביטחון.

 

4.  יש לבחור חברת נסיעות מתוך "מאגר הזכיינים" במכרז משרד החינוך לארגון הוצאת משלחת הנוער לפולין (להלן: "מכרז פולין") ולתכנן את הנסיעה על-פי ההנחיות  שנכנסו לתוקף בעקבות פרסום המכרז.

 

5.  יש לפנות אל מינהל החברה והנוער במחוז בבקשה לקבל את חסותו ליציאת המשלחת באמצעות  "טופס בקשת חסות להוצאת משלחת נוער לפולין".

 

6.  אין הגבלה למועדי יציאת משלחות לפולין במהלך השנה, ניתן לצאת בכל תקופה הרצויה למשלחת ובלבד שתאושר על ידי מנהלת פולין ומשרד הביטחון.

 

7.  כדי שהמשרד יוכל להיערך כראוי מבחינה ארגונית וביטחונית יש להפנות את הטופס בנוגע  ל- משלחות המתוכננות לצאת לפולין בשנת הלימודים הבאה עד ראש חודש ניסן ( טרם סיום שנת הלימודים הנוכחית) .

 

8.  בקשת החסות והאישור ליציאת המשלחת תכלול פרטים על  ראש המשלחת ועל המורים המלווים, תפרט את תכנית הכנתם של בני הנוער,תוכנית עיבוד המסע לאחר השיבה הביתה, מספר האוטובוסים , מספר התלמידים,חברת הנסיעות,תקופת היציאה.*

 

9.  על הגוף המשגר לוודא שהטופס שנשלח  התקבל במינהל החברה והנוער במחוז.*

 

10.  התשובה לבקשת החסות להוצאת משלחת נוער לפולין ליציאת המשלחת יישלחו לגוף המשגר ממינהל החברה והנוער במחוז תוך חודש (30 יום) לאחר שטופס הבקשה יגיע למינהל במחוז.#

 

11.  עם קבלת החסות יקבל הגוף המשגר גם מספר משלחת. מספר זה ילווה את המשלחת בכל הפניות הבאות למשרד החינוך וישמש אותה במהלך המסע בפולין.#

 

12.  אם יחולו שינויים בגודל המשלחות, יש לקבל אישור מחדש ממנהלת פולין .*

 

13.  מנהלת פולין תעשה מאמץ להיענות לבקשת בית הספר ולשבצו באחד משני המועדים ליציאה לפולין שהוא ביקש. יחד עם זאת יתכנו מקרים שבהם בגלל אילוצים שונים , לא ישובץ בית הספר בתאריכים שביקש.

 

14.  למען הסר כל ספק: אישור בקשת החסות ליציאת המשלחת נועדו לאפשר לגוף המשגר להמשיך את תכנון הנסיעה ואינם משמשים אישור יציאה למשלחת לפולין.*

 

15.  כדי לקבל אישור יציאה למשלחת על ה"גוף המשגר" להשלים את תכנון הנסיעה, ובכלל זה מסלול המסע, אתרי הביקור, לוח הזמנים, מקומות הלינה, שמות המדריכים ודיווח על הכנת בני הנוער והמורים המלווים.

 

ב.  שלב ב' – עד 60 יום לפני מועד היציאה

 

הנושא המרכזי לטיפול: קבלת מועדי טיסות למשלחת ממנהלת פולין.

העבודה מול: מנהלת פולין באמצעות חברת "מרמנט"

הזמן: עד 60 יום לפני מועד היציאה המבוקש.

1.  עד  60 יום ממועד היציאה יועברו תאריכי הטיסות למשלחת לצורך תחילת התארגנות והכנת המסע.

 

2.  אישורי היציאה והמועדים תלויים ביכולות הטסה של חברות התעופה , כמויות המשתתפים במשלחות כפי שביקשו בתי הספר ומגבלות הביטחון, על כן קיימת אפשרות שתאריכים אלה שניתנו ישתנו על פי הצרכים והמגבלות.

 

3.  שינויים בתאריכי טיסות יועברו למשלחת בטווח זמן מידי לצורך שינוי התוכניות והתארגנות מתאימה.   

 

ג.  שלב ג' – עד 45 יום לפני מועד היציאה

 

הנושא המרכזי לטיפול: סיום הכנת המסלול והגשת בקשה מפורטת לקבלת אישור חינוכי-ביטחוני ליציאה לפולין.

העבודה מול: מנהלת פולין באמצעות חברת "מרמנט"

הזמן: עד 45 יום לפני מועד היציאה המאושר.

אלה התת-נושאים (תת נושא שביצועו באחריות הגוף המשגר המסומן ב-*, ותת-נושא שביצועו באחריות מינהל החברה והנוער מסומן ב-#):

1.  יש להגיש בקשה מסודרת ומפורטת לחברת "מרמנת" במייל בלבד לכתובת: minhelet.polin@gmail.com,  לקבלת אישור חינוכי-ביטחוני ליציאת המשלחת, באמצעות "טופס בקשת אישור חינוכי-ביטחוני להוצאת משלחת נוער לפולין".

 

2.  בבקשת אישור היציאה יש לעדכן ולהשלים את המידע שנמסר בשלה הקודם,  ב"טופס בקשת החסות ומועד היציאה",לגבי בעלי התפקידים במשלחת ובני הנוער והכנת לקראת הנסיעה, ולצרף תכנית מפורטת למסע.

 

3.  יש למלא את כל הפרטים בסעיפים השונים. אין להשמיט פרטים מבין הסעיפים המופיעים בטפסים . טפסים אשר יהיו חסרים בפרטים,יעכבו את הטיפול הביטחוני במשלחת ולא יינתן אישור ביטחוני ליציאת המשלחת עד להשלמת הפרטים החסרים.

 

4.  באחריות ה" גוף המשגר"  (בית הספר)  לוודא כי כל הטפסים הגיעו ליעדם.

 

5.  על הטפסים לכלול את לוח הזמנים המתוכנן ובו יפורטו כל האתרים בהם מתוכנת המשלחת לבקר ובכלל זה כל אתרי הסיור, מסעדות, מרכזי בילוי ומלונות. לוח הזמנים יוגש על בסיס התבנית המצורפת בלבד.

 

6.  את התוכנית יש להכין תוך שימת לב לכלל ההנחיות הביטחון והמגבלות הקיימות כמפורט להלן:

מלונות מאושרים - כמפורט באתר

אתרים מאושרים – כמפורט באתר

מרחקי וזמני נסיעה -כמפורט באתר

לוח אור ירח – כמפורט באתר

 

7.  לאחר בדיקת הבקשה על ידי מנהלת פולין באמצעות חברת "מרמנת" , ינפיק מינהל החברה במחוז למשלחת אישור חינוכי. אישור זה מותנה בבדיקת התוכנית ועמידתה בקריטריונים הפדגוגיים.

 

8.  אם לאחר קבלת האישור החינוכי יחולו שינויים בבעלי התפקידים במשלחת, ברשימות ובמספרי היוצאים (אין להוסיף נוסעים חדשים אלא רק לגרוע, תוך הקפדה על מספר מזערי של 40 נוסעים לפחות באוטובוס), או שינויים שיש להם השפעה על מסלול המסע ועל לוח הזמנים, כגון שינוי באתרי הביקור, בבתי מלון, במסעדות וכו', חובה על הגוף המשגר להודיע עליהם למנהלת פולין והעתק למינהל החברה והנוער במחוז בכתב, לוודא כי ההודעה שנשלחה הגיעה ליעדה ולקבל אישור מחודש לתכנית.*

 

9.  התוכנית תוקלד במנהלת פולין במערכת הממוחשבת ותועבר לבדיקה ביטחונית של אגף הביטחון.

 

10.  במהלך תקופה זו ועד 21 יום טרם יציאת המשלחת ניתן לבקש שינויים בתוכנית , במסלול , באתרי הביקור . השינויים יאושרו על ידי מנהלת פולין בהתאם להנחיות הפדגוגיות ומגבלות הביטחון המפורטות בחוזר זה ואחרים. השינויים יוקלדו למערכת הממוחשבת ויועברו לבדיקה ביטחונית של אגף הביטחון.

 

11.  המועד האחרון שבו מותר לערוך שינויים בתכנית וברשימות הנוסעים הוא שלושה שבועות (21יום) לפני מועד היציאה. לאחר מועד זה לא יאושרו שינויים למעט , שינויים בבתי מלון או מסעדות באותה העיר המתוכננת.*

 

ד.  שלב ד' – לא יאוחר מ- 21 יום  לפני מועד הנסיעה

 

העבודה מול: מנהלת פולין.

הזמן: לא יאוחר מ 21 יום לפני מועד היציאה.

הנושא: בדיקת התוכנית על ידי ענף משלחות ביחידת הקב"ט הארצי.

1.  התוכנית המאושרת תועבר לאגף הביטחון מהמנהלת בקובץ WORD ובה יהיו כלולים כל השינויים והבקשות של המשלחת כפי שאושרו על ידי המנהלת.

 

2.  התוכנית המאושרת ובכלל זה כלל השינויים שאושרו יוזנו במלואם עד לתאריך זה במערכת הממוחשבת על ידי מנהלת פולין.

 

3.  ר' ענף משלחות פולין באגף הביטחון תבצע בדיקה של התוכנית שנשלחה ממנהלת פולין אל מול התוכנית המוקלדת במערכת הממוחשבת.

 

4.  יבוצעו תיקונים אחרונים על פי התראות מערכת.

 

5.  במקרים חריגים בלבד במהלך שבוע זה עד 14 יום טרם יציאת המשלחת , עדיין ניתן לבצע תיקונים של התוכניות באמצעות מנהלת פולין .

 

6.  שבועיים טרם יציאת המשלחת ננעלת המערכת ולא ניתן לבצע שינויי תוכניות למעט מלונות ומסעדות באותם הערים המתוכננות לביקור.

 

ה.  שלב ה' – לא יאוחר מ-14 יום לפני מועד הנסיעה

 

העבודה מול: ראש ענף משלחות במשרד הקב"ט הארצי.

הזמן: מ- 14 יום לפני מועד המראת המשלחת ועד להמראה.

הנושא המרכזי לטיפול: קבלת אישור ביטחוני ליציאה.

להלן הנושאים שהם באחריות משרד הקב"ט הארצי:

1.  שבועיים (14 יום) לפני מועד היציאה יקבל הגוף המשגר ממשרד הקב"ט הארצי אישור ביטחוני ליציאת המשלחת. האישור יינתן בכתב ויכלול את לוח הזמנים המחייב. התוכנית המאושרת והמחייבת תצורף למכתב האישור הביטחוני בקובץ PDF בציון מועד ההפקה של הקובץ.

 

2.  יתקבלו שינויים בתוכנית ביחידת הביטחון במהלך תקופה זו רק בנוגע לשינוי בתי מלון או מסעדות באותה העיר בלבד , או במקרה חריג של שינוי שעות הטיסה וכתוצאה מכך יש צורך לבצע התאמה של התוכנית ביום הראשון או האחרון בהתאמה.

 

3.  האישור הביטחוני ולוח הזמנים המאושר יועברו לפולין באמצעות הדואר האלקטרוני .

 

4.  אין לצאת ללא אישור ביטחוני ותוכנית מסע מאושרת.

 

5.  אם, לאחר הגעת המשלחת לפולין, מתחייבים שינויים במהלך המסע עקב אירוע חריג שאי אפשר לחזותו מראש, הם יאושרו רק על ידי נציג הקב"ט של משרד החינוך השוהה בפולין ובהיעדרו לקב"ט המשלחות בפולין.

שינויים בתוכנית יינתנו במקרה זה אך ורק לאחר בחינת הבקשה על ידי קב"ט המשלחות , יכולות האבטחה ותאום עם המשטרה המקומית.

 

 

  להורדת ההנחיות כקובץ

 

 

 
 
 
    תאריך עדכון אחרון:  16/08/2015