חוזר זה מבוטל

למעבר לחוזר מעודכן

1.   מבוא

1.1 תמצית

יציאת משלחת לחו"ל היא חלק מתהליך חינוכי שבמסגרתו  מתקיימת נסיעה לחו"ל כדי להעניק לחברי המשלחת ערך מוסף שאי אפשר לקבלו באופן אחר. במהלך השהייה בחו"ל המשלחת משמשת שגרירת מערכת החינוך הישראלית בפרט ושגרירת מדינת ישראל בכלל.

לאור זאת הוגדר תהליך מוסדר שבמסגרתו מתקיימת פנייה למשרד החינוך הבאה להסדיר את מעמדה הרשמי של המשלחת אל מול המדינה ומשרד החינוך. במסגרת תהליך זה מתקיימת בחינה של הערך החינוכי/הערכי/הייצוגי של המשלחת, הצורך החינוכי והיבטים ארגונים של המשלחת וכן ההיבטים הביטחוניים הכרוכים בנסיעה. הפן הערכי/חינוכי נבחן על ידי אנשי מקצוע מתחום החינוך והפדגוגיה, הפן הארגוני נבחן על ידי המפקחים והנהלת המחוז והפן הביטחוני נבחן על ידי גורמים ביטחוניים מקצועיים הן במשרד החינוך והן במשרד הביטחון.

אבטחת משלחות רשמיות היוצאות לחו"ל באה מתוקף החלטת הממשלה שהתקבלה בעקבות רצח הספורטאים הישראלים באולימפיאדת מינכן בשנת 1972. בהחלטה עדכנית משנת 2007 הוכנסו שינויים אחדים הנוגעים בעיקר להגדרות, כגון הגדרתה של משלחת רשמית, משלחת ממלכתית וכן הגדרות של תחומי אחריות, נהלים, סדרי עבודה ועוד.

יציאת משלחות נוער לחו"ל כרוכה באבדן ימי לימוד ושעות הוראה הן לתלמידים והן לצוות המחנכים והמלווים, עובדה המחייבת את בחינת הצורך החינוכי אל מול אבדן ימי הלימוד ושעות ההוראה הכרוך בכך. יש לצמצם ככל האפשר את הפגיעה בלימודים ולאפשר קיום שנת לימודים סדירה.

חוזר זה מגדיר את הנוהל הכרוך בשיגור משלחת לחו"ל לאור החלטת הממשלה ולאור החלטת המנהל הכללי במשרד החינוך.

1.2 מטרת הפרסום

       א.   התוקף: החל ב-1 ביוני 2011

       ב.   התחולה: כלל מערכת החינוך, תנועות הנוער ומחלקות החינוך ברשויות המקומיות והמועצה הציבורית לחילופי נוער וצעירים

       ג.    הסטטוס: החלפה

       ד.   חוזרים קודמים באותו נושא

–    סעיף 5.3-52 בחוזר הוראות הקבע סח/3(ה) - "נוהל הטיפול הביטחוני במשלחות היוצאות לחו"ל" –  מבוטל

–    סעיף 7.6-11 בחוזר הוראות הקבע סו/3(א), "הנחיות להכנה ולשיגור של משלחות רשמיות וציבוריות לחו"ל"–  מבוטל

–    סעיף 8–7.6 בחוזר הוראות הקבע סב/6(א), "הסדר כיסוי תאונות דרכים במסגרת ביטוח תאונות אישיות לתלמידים היוצאים למשלחות לחו"ל – בתוקף.

ה.        חוזרים קודמים בנושאים קשורים

–    סעיף 7.6-10 בחוזר הוראות הקבע סה/4(ב), "משלחות נוער לפולין - 'את אחיי אנוכי מבקש' " –  בתוקף

–    סעיף 8.5-30 בחוזר הוראות הקבע סד/7(א), "נוהל אישור חופשה בשכר לצורך נסיעה בתפקיד"–  בתוקף

–    סעיף 26–5.1 בחוזר הוראות הקבע סב/6(ב), "הבטחת הבטיחות במוסדות החינוך", ס"ק 2, "הנחיות בטיחות ליציאת משלחות לחו"ל"–  בתוקף

–    סעיף 7.6-3 בחוזר הוראות הקבע תשס/1(א), "'שגרירים צעירים' – משלחות נוער ישראלי למסע הסברה בחו"ל"–  בתוקף.

1.3 התפוצה

       החוזר יופץ לכלל העוסקים בהוצאת משלחות רשמיות לחו"ל: מטה המשרד, מחוזות המשרד, קב"טי מוסדות החינוך ברשויות המקומיות, מנהלי בתי הספר התיכוניים וחטיבות הביניים, המועצה לחילופי נוער וצעירים, החברה למתנ"סים, תנועות הנוער, משרד החוץ, הסוכנות היהודית, מנהלי מחלקות החינוך ברשויות המקומיות וגורמי הביטחון.

1.4 הגורמים  האחראים

       אחריות ניהולית

       א.   שם היחידה: לשכת המשנה למנכ"ל

       ב.   בעל התפקיד: המשנה למנכ"ל

       ג.    מספר הטלפון: 02-5602858 ו-02-5603150

       אחריות בנושאי ביטחון

       א.   שם היחידה: האגף הבכיר לביטחון, לשעת חירום ולבטיחות סביבתית

       ב.   בעל התפקיד: הקב"ט הארצי

       ג.    מספר הטלפון: 02-5602544 ו-02-5602545

       ד.   כתובת הדוא"ל:  bitachon@education.gov.il

        אחריות בנושאי כ"א בהוראה

       א.   שם היחידה: האגף הבכיר לכא"ב

       ב.   בעל התפקיד: מנהל אגף בכיר לכא"ב.

       ג.    מספר הטלפון: : 02-5604750

ד.   כתובת הדוא"ל: zionsh@education.gov.il.

1.5 נספחים

       א.    נספח א: נותני חסות במשרד החינוך למשלחות לחו"ל

       ב.    נספח ב: רשימת טלפונים של אגף הביטחון

       ג.     נספח ג: טופס אישור להיפרדות יחיד ממשלחת לחו"ל

       ד.    נספח ד: טופס בקשה לאישור הוצאת משלחת לחו"ל

       ה.    נספח ה: טופס משוב בנושא ביטחון למשלחת לחו"ל

2.   מטרות הנוהל

2.1  לקבוע את נוהלי היציאה של כלל המשלחות היוצאות לחו"ל (למעט משלחות נוער לפולין במסגרת המסע "את אחיי אנוכי מבקש")

2.2  להגדיר את נוהל מתן האישור לתהליך החינוכי הכרוך ביציאת משלחות לחו"ל

2.3  להסדיר את נוהלי אבטחת המשלחות בחו"ל באמצעות קביעת תחומי אחריות ותפקידים בתחום זה, לרבות הסמכת הגורמים האחראים להגדרת המשלחת

2.4  להסדיר את נוהלי יציאת עובדי הוראה במסגרת משלחות הנוער לחו"ל

2.5  להגדיר את תהליך הטיפול במשלחת משלב ההכנות ליציאתה ועד לחזרתה ארצה

2.6  להגדיר את נוהלי הטיפול הביטחוני במשלחת משלב קבלת האישור החינוכי ועד

       ליציאת המשלחת לחו"ל

2.7  להגדיר את נוהלי הביטחון במהלך שהיית המשלחת בחו"ל.

3.   הגדרות

3.1  המשרד: משרד החינוך.

3.2  הגוף המשגר: הנהלות בתי הספר, תנועות הנוער המוכרות ומחלקות החינוך ברשויות באישור משרד החינוך. מועצות, רשויות ועיריות יכולות לשמש גוף משגר רק כאשר חברי המשלחת הם תלמידים ממערכת החינוך (בוגרי י"ב אינם נמנים על תלמידי מערכת החינוך) וכאשר המשלחת מטופלת על ידי מחלקת החינוך ברשות/במועצה/בעירייה בלבד. המועצה הציבורית לחילופי נוער וצעירים יכולה לשמש גוף משגר רק כאשר חברי המשלחת הם חברים באחת מהעמותות שאושרו על ידי שר החינוך להוצאת משלחות לחו"ל והם תלמידי מערכת החינוך עד כיתה י"ב.

3.3  משלחת: שני אנשים או יותר, אזרחי המדינה או תושביה, היוצאים לחו"ל לתקופה שאינה עולה על 90 יום. לא ייראו כמשלחת עובדי מדינה בנסיעותיהם לחו"ל לצורך מילוי תפקידם, אלא אם כן  זו משלחת עובדים רשמית מטעם המשרד.

       קיימים שני סוגים של משלחות:

       א.   משלחת ממלכתית רשמית: משלחת אשר נסיעתה לחו"ל נועדה לייצג את מדינת ישראל באירוע בינלאומי רשמי, ויש בנסיעה אינטרס ממלכתי, בהתאם לקביעת האחראי מטעם הגוף המשגר.

       ב.   משלחת חינוכית/ייצוגית: משלחת שאינה עומדת בקריטריונים כמפורט ב-א לעיל של משלחת ממלכתית המשתתפת באירוע בינלאומי רשמי, אולם למשרד החינוך יש עניין ערכי/חינוכי/פדגוגי ביציאת המשלחת, והמשתתפים בה הם תלמידי מערכת החינוך עד כיתה י"ב בלבד (כולל תנועות הנוער).

       הרכב המשלחת

       א.   משלחת לחו"ל בחסות משרד החינוך תהיה מורכבת מתלמידים (במשלחות של תנועות הנוער – מחניכים עד גיל 18), מראש המשלחת וממלווים לפי הצורך.

       ב.   בכל משלחת יהיו לפחות שני נוסעים: ראש המשלחת ונוסע נוסף (תלמיד/חניך), אזרחי מדינת ישראל או תושביה היוצאים לחו"ל לתקופה שאינה עולה על 90 יום.

       ג.    עובדים היוצאים לחו"ל בתפקיד (בענייני המשרד, במסגרת אישור ועדת הנסיעות של המשרד) אינם נכללים בהגדרה זו אלא אם הם חלק ממשלחת שקיבלה את חסות המשרד.

3.4  אירוע בינלאומי רשמי: אירוע רשמי בהשתתפות שלוש מדינות לפחות (ישראל, המדינה המארחת ומדינה נוספת) שהמשלחת קיבלה הזמנה רשמית להשתתפות בו  מטעם גורמים ממלכתיים במדינה המארחת.

3.5  האחראי: מנכ"ל המשרד אשר הסמיך את המשנה למנכ"ל, את הסמנכ"לים במשרד, את מנהלי המחוזות, את מנהל המינהל לחינוך התיישבותי, את מנהל מינהל החברה והנוער ואת מנהל מינהל החינוך בירושלים (מנח"י) בלבד להענקת חסות ואישור למשלחות. אין גופים אחרים, למעט המפורטים לעיל, המוסמכים להעניק חסות ואישור של משרד החינוך למשלחות היוצאות לחו"ל.

3.6  מתן חסות: קביעת האחראי מטעם המשרד אודות קיום אינטרס ממלכתי ו/או ערך חינוכי/ערכי/ייצוגי למשלחת. המשמעות של מתן חסות למשלחת היא הענקת מעמד רשמי למשלחת כמשלחת ממלכתית או כמשלחת חינוכית/ייצוגית וקביעה שהמשלחת היא מטעם המשרד, בעידודו או על דעתו, ושהיא זכאית לטיפול ביטחוני על ידי משרד הקב"ט הארצי במשרד החינוך.

3.7  ראש המשלחת: חבר משלחת בגיר (מעל גיל 18), חבר הגוף המשגר (כאשר הגוף המשגר הוא בית ספר או תנועת נוער), אשר מונה על ידי הגוף המשגר לעמוד בראש המשלחת ולהיות אחראי על ביצוע הנהלים, סדרי המינהלה והנחיות הביטחון והבטיחות.

       במשלחות מטעם מוסדות החינוך יהיה ראש המשלחת עובד הוראה. במשלחות מטעם תנועות הנוער יהיה ראש המשלחת מדריך בוגר בתנועה. במשלחות מטעם מחלקות החינוך ברשויות יהיה ראש המשלחת עובד רשמי מן המניין של הרשות/מחלקת החינוך של הרשות ובעל זיקה למטרת הנסיעה של המשלחת.

       ראש המשלחת מונחה על ידי הקב"ט הארצי או על ידי מי שמונה על ידו בכל הנוגע למשלחת הן בהיבטי הביטחון והן בהיבטים שאינם בהכרח ביטחוניים.

3.8  מלווה: מורה בבית הספר. במשלחות תנועות הנוער יהיה זה מדריך בוגר בתנועה, המכיר מקרוב את חברי המשלחת.

3.9  חברת הנסיעות: חברה מסחרית המספקת שירותי טיסה ו/או שירותי קרקע למשלחת.

3.10 טיפול ביטחוני: מגוון הפעולות הננקטות על ידי משרד הקב"ט הארצי במשרד החינוך לצורך מתן מעטפת ביטחונית למשלחת, ובכלל זה העברה ליחידה הייעודית במשרד הביטחון (במשלחות ממלכתיות בלבד), בדיקת תכנית האירועים, פרטי הטיסות ומדינות היעד ועוד. כמו כן יינתן סיוע וייעוץ ביטחוני למשלחות חינוכיות/ייצוגיות אשר אינן מטופלות על ידי משרד הביטחון.

3.11 מאבטח המשלחת: איש אבטחה ישראלי או מאבטח מקומי אשר הוסמך על ידי היחידה הייעודית במשרד הביטחון ללוות ולאבטח משלחת בחו"ל.

3.12 קב"ט מתדרך: קב"ט מוסדות חינוך ברשות המקומית שהוסמך על ידי קב"ט המחוז, באישור הקב"ט הארצי של המשרד, להעביר תדרוך "התנהגות ביטחונית מונעת" למשלחות היוצאות לחו"ל.

3.13 רמת האבטחה: שיטת האבטחה של המשלחת ומכלול המרכיבים שלה, כפי שהם נקבעים על ידי משרד הביטחון לגבי כל משלחת על בסיס ההנחיות המקצועיות והערכת המצב (במשלחות ממלכתיות בלבד). במשלחות חינוכיות/ייצוגיות יינתן היתר יציאה, על סמך ההנחיות של המטה ללוחמה בטרור, ללא נוכחות של אבטחה ישראלית או מקומית מעבר למתואם על ידי הגורם המארגן.

4. הנחיות פדגוגיות לארגון המשלחת

4.1  כללי

משרד החינוך מייחס חשיבות לייזום, לארגון ולביצוע של שיגור משלחות תלמידים וצעירים לחו"ל המייצגות את המדינה בתחומי החינוך, הלימודים, התרבות והספורט. המשרד רואה בכך מרכיב בעל ערך להפריית התהליך החינוכי, הלימודי, התרבותי והספורטיבי. הנסיעה לחו"ל אינה עומדת בפני עצמה, אלא היא חלק משמעותי מכלל התהליכים החינוכיים והחברתיים המתקיימים לקראת הנסיעה. בתהליכים אלו משולבים לימוד עיוני, הכנה ארגונית והכנה ביטחונית.

יציאת משלחות לחו"ל מכוונת גם לקידום מטרות שונות הקשורות להיבטים של פיתוח קשרי חינוך, תרבות וספורט, קידום ההסברה של מדינת ישראל והעם היהודי וחיזוק הקשרים עם התפוצות ועם העולם היהודי.

4.2  התנאים הנדרשים למתן חסות למשלחת ולאישורה

א.   מטרת הנסיעה חייבת להיות בעלת ערך משמעותי בתחומי החינוך, הלימודים, התרבות והספורט.

ב.   על יציאת המשלחת להיות חלק מתכנית הלימודים בבית הספר אשר אושרה על ידי מנהל המחוז לקראת שנת הלימודים. 

ג.    יש להגדיר את התהליכים החינוכיים שעל המשלחת לעבור ואת התפוקות המצופות מיציאת המשלחת לחו"ל.

ד.   על התכנית להתאים למטרות שהוגדרו למשלחת, ורוב הזמן של שהיית המשלחת בחו"ל יוקדש להשגת מטרות אלו.

ה.   חובה לקיים תכנית הכנה חינוכית בארץ שתתאים לתוכני הנסיעה.

ו.     על מלווי המשלחת להתאים לתפקידם מבחינה חברתית וחינוכית.

ז.    בית הספר יידרש להציג את תהליך בחירת הנציגים והמיון ואת יכולתו לאפשר השתתפות במשלחת גם לתלמידים שהוריהם לא יוכלו לממן את הנסיעה.

ח.   על המשלחת לקבל אישור יציאה ממנהל המחוז או המינהל.

ט.   על המשלחת לקבל אישור ביטחוני או היתר יציאה מאגף הביטחון במשרד החינוך.

י.     על המשלחת לקבל תדריך ביטחוני לפני היציאה. 

4.3  סוגי משלחות מאושרות

א.   משלחות ממלכתיות

1)   משלחות נוער לפולין

2)   משלחות המשתתפות בתחרויות ספורט בינלאומיות ואזוריות המאורגנות על ידי משרד החינוך ומאושרות על ידי המפמ"ר לחינוך גופני במשרד החינוך (לא יאושרו משחקי ידידות)

3)   משלחות המשתתפות בתחרויות בינלאומיות בתחומי המתמטיקה והמדעים, המאורגנות על ידי גורמים בינלאומיים רשמיים

4)   משלחות המשתתפות בכנסים ארציים או בינלאומיים בחו"ל בחסות משרד החינוך ובאישורו שמשתתפים בהם נציגים רשמיים של מערכת החינוך.

 ב. משלחות ייצוגיות

1)   משלחות המשתתפות בהפלגות ימיות של בתי הספר הימיים

2)   משלחות היוצאות לחו"ל במסגרות של קשר עם התפוצות, ערים תאומות וחילופי נוער

3)   משלחות נוער בשיתוף הסוכנות היהודית במסגרת התכנית "שותפות 2000"

4)   משלחות היוצאות לגרמניה במסגרת של חילופי נוער בחסות משרד החוץ והמועצה לחילופי נוער ובאישור האגף לקשרי חוץ במשרד החינוך

5)   משלחות תרבות וספורט עירוניות ובית-ספריות (להקות מחול, קבוצות ספורט, מחנות מדע וכו')

6)   משלחות חינוכיות שיש ביציאתן עניין ערכי, חינוכי ופדגוגי בהלימה לתכנית העבודה של משרד החינוך והמוסד החינוכי.

7)   "שגרירים צעירים" – משלחות נוער ישראלי למסע הסברה בחו"ל.

4.4  משלחות לא מאושרות

א.   משלחות של לימודי מגמה

ב.   מחנות נוער

ג.    טיולים שונים

ד.   משלחות המאורגנות על ידי עמותות שאינן פועלות בחסות משרד החינוך.

4.5  היעדרות מלימודים

א.   ככלל לא תאושר יציאת משלחות בזמן לימודים אלא רק בזמן חופשות, למעט משלחות החייבות לצאת בזמן הלימודים.

ב.   משך ההיעדרות של משלחות ממלכתיות החייבות לצאת בזמן לימודים לא יעלה על 5 ימי לימוד (למעט תחרויות המחייבות היעדרות לזמן ממושך יותר).

ג.    מספר התלמידים היוצאים למשלחות ממלכתיות החייבות לצאת בזמן לימודים לא יפגע במהלך התקין של הלימודים בבית הספר.

ד.   עובדי ההוראה המלווים משלחות ממלכתיות היוצאות בזמן הלימודים חייבים לקבל אישורי יציאה מתאימים להיעדרותם

ה.   מספר התלמידים במשלחת ייצוגית החייבת לצאת בזמן לימודים יהיה כזה שלא ישבש את רצף הלימודים התקין. 

ו.    למשלחות ספורט ייצוגיות היוצאות לתחרויות יינתן אישור היעדרות למשך התחרויות בלבד, בתוספת יממה אחת של שהייה בלבד לפני התחרויות ושתי יממות בלבד לאחר התחרויות.

ז.    למשלחות תרבות ייצוגיות היוצאות להופעות בחו"ל יינתן אישור היעדרות למשך ההופעה בלבד, בתוספת יממה אחת בלבד לפני ההופעה ושתי יממות בלבד לאחר ההופעה.

ח.   למשלחות ייצוגיות היוצאות בזמן חופשות אין מגבלות של זמן שהייה בתנאי שהפעילות מתקיימת בזמן החופשה בלבד. כל חריגה מחייבת אישור מתאים, כמפורט לעיל.

4.6 חילופי נוער עם גרמניה

א.   הקדמה

המטרות לחילופי נוער עם גרמניה וההנחיות לביצוע מתפרסמות להלן, לאור ייחודיות הקשר בין ישראל לגרמניה ובעקבות חידוש מסמך ההסכם – בתאריך 26 בנובמבר 2004 – בין המועצה הציבורית לחילופי נוער בישראל לבין האגף לנוער במשרד למשפחה, לקשישים, לנשים ולנוער בגרמניה בנושא חילופי נוער ישראלי וגרמני, אשר נחתם לראשונה ב-26 בנובמבר 1997.

מפעל חילופי הנוער הישראלי-גרמני התפתח במשך עשרות השנים האחרונות והפך לבעל משקל מרכזי ביחסים הבינלאומיים בין שני העמים. ממשלות ישראל וגרמניה מעוניינות, על ידי תמיכה במפעל זה, לתרום לכך שהדור הצעיר בשתי המדינות יכיר זה את עמו של זה באמצעות ביקורים הדדיים של בני נוער. מפעל חילופי הנוער מחויב למשימה זו באופן מיוחד.

ב.   מטרות הנסיעה לגרמניה

1)   להעמיק את הקשרים באווירה של כבוד הדדי

2)   לקיים מפגש עם העם הגרמני ועם בני הנוער הגרמניים כדי להביא להבנה בין העמים

3)   לבסס את המפגשים על מודעות ועל רגישות לעבר ולעתיד

4)   להכיר את תולדותיהם, את מורשתם, את עושרם הרוחני והתרבותי ואת תרומתם של יהודי גרמניה למדע, לתרבות ולאמנות

5)   ללמוד על גורל הקהילה היהודית לאחר עלייתו של היטלר לשלטון ובתקופת השואה

6)   להכיר את העם הגרמני כיום מבחינה חברתית, תרבותית, כלכלית ופוליטית.

ג.   ההכנות לנסיעה

1)    כללי

השתתפות פעילה בכל ההכנות לנסיעה היא חובה על כלל המשתתפים בה, על המלווים ועל בני הנוער כאחד, והיא תנאי ליציאה לגרמניה במסגרת משלחות נוער ולאישור הנסיעה.

2)   בחירת המלווים ואופן הכנתם

א)   אל כל קבוצת תלמידים או נוער צריכים להצטרף מלווים בעלי התפקידים המוגדרים האלה: "מנהל המשלחת" ו"מורה מלווה" (או "מדריך מלווה" לקבוצות היוצאות במסגרת תנועות נוער, ארגוני נוער ומרכזים קהילתיים).

ב)   על כל המלווים שייבחרו להתאים מבחינה חינוכית וחברתית לתפקידם, להכיר מקרוב את חברי הקבוצה עוד לפני המסע ולהיות ערים ורגישים לצורכי הקבוצה והפרטים שבתוכה.

3)   הכנת בני הנוער

א)      הנושאים שיטופלו

•          ישראל – עבר-הווה
•          גרמניה – עבר-הווה
•          תולדות העם היהודי בגרמניה
•          יחסי ישראל-גרמניה
•          סוגיות שגרמניה מתמודדת עמן כיום מבחינה חברתית, פוליטית, כלכלית וכו'
•          סובלנות ודמוקרטיה
•          דתות 
•          השואה
•          אנטישימיות, ניאו-נאציזם, גזענות ותופעות נלוות
•          התפתחויות אקטואליות במסגרת האיחוד האירופי
•          אורחות חיים בשתי המדינות, במיוחד בקרב הנוער
•          משימות פוליטיות וחברתיות, בעיות מיוחדות והניסיון להתמודד אתן.

ב)      תהליך ההכנה

•          על המשתתפים בנסיעה העורכים ביקור ראשון לעבור סמינר הכנה של 40 שעות לפחות שיתפרס לאורך תקופה.
•          עיקר התהליך יתבצע בקהילה עצמה – בבית הספר, במתנ"ס וכד'.
•          ההכנה תכלול תחומים לימודיים-עיוניים בהתאם לנושאים שפורטו לעיל.
•          ההכנה תכלול תחומים חברתיים-רגשיים, כמו בירור ציפיות והגדרת מטרות אישיות, כללי התנהגות, נורמות התנהגות, תכנון משימות קבוצתיות ובחירת בעלי תפקידים.

ד.    הביקור בגרמניה

1)   התכנית, סדר היום ולוח הזמנים צריכים לבטא ולשקף את כל מטרות הנסיעה שהוגדרו לעיל.

2)   האתרים שבהם יבקרו בני הנוער בגרמניה, מסלול הסיור ותוכני ההדרכה או הסמינר שיתקיים בגרמניה ייקבעו על פי תרומתם להשגת מטרות אלו.

5.   אחריות

5.1  אחריות מינהלית

       האחריות לארגון המשלחת, לשיגורה ולטיפול בה, החל משלב ההכנות, דרך שלב היציאה והשהייה בחו"ל וכלה בחזרה ארצה, היא של מנהל הגוף המשגר, כמפורט להלן:

•       במשלחות של מוסדות חינוך – מנהל המוסד
•       במשלחות של תנועות הנוער המוכרות – מזכ"ל התנועה
•       במשלחות של רשויות חינוך מקומיות – מנהל מחלקת החינוך
•       במשלחות של המועצה לחילופי נוער – יו"ר המועצה.

5.2  אחריות ביטחונית

       א.   במשלחות ממלכתיות האחריות הביטחונית היא של משרד הביטחון (על פי החלטת הממשלה).

       ב.   במשלחות חינוכיות/ייצוגיות אין טיפול ביטחוני של משרד הביטחון, ועל כן הן אינן באחריותה הביטחונית של המדינה בעת השהייה בחו"ל. משרד החינוך קיבל על עצמו לסייע ולייעץ למשלחות חינוכיות/ייצוגיות היוצאות לחו"ל בהיבטי ביטחון על פי האמצעים העומדים לרשותו.

במסגרת זו אנו ממליצים לכל משלחת חינוכית/ייצוגית לדרוש מהמארגנים לתאם סידורי אבטחה על בסיס חברות אבטחה או משטרה מקומית בכל פעילות רשמית של המשלחת ובעת השהייה בבתי מלון.

5.3  אחריות הגוף המשגר

       א.   הגוף המשגר אחראי למילוי הטפסים ולשיגורם לנותן החסות כמפורט ב-7 להלן.

       ב.   הגוף המשגר אחראי למינוי ראש משלחת.

       ג.    הגוף המשגר אחראי למנות מלווים מבוגרים למשלחת: לכל 15 בני נוער חייב להצטרף מלווה מבוגר אחד לפחות, אך לא יהיו יותר מ-5 מלווים מבוגרים למשלחת המונה עד 50 בני נוער. בכל מקרה לא יצאו בני נוער במשלחת רשמית לחו"ל ללא ליווי מבוגר.

       ד.   הגוף המשגר אחראי על קיום קשר שוטף ומתמיד עם משרד הקב"ט הארצי לגבי תכנית המשלחת ועל עדכונו בכל שינוי, עדכון או מידע רלוונטי אחר הנוגע למשלחת בשלב שלפני היציאה לחו"ל.

       ה.   הגוף המשגר אחראי להודיע במועד למשרד הקב"ט הארצי על שינויים הנוגעים למועד הטיסה, לשהייה בבתי מלון ולתכנית המשלחת. כל שינוי מותנה באישור הקב"ט הארצי.

       ו.    הגוף המשגר אחראי להודיע לאיש הקשר של המשלחת בחו"ל כי ייתכן שנציגים רשמיים מהנציגות הישראלית ייצרו עמו קשר אודות המשלחת. יש לתדרכו בהתאם לשיתוף פעולה עם גורמים אלו, ובמידת הצורך עליו למסור את כל המידע הרלוונטי שיידרש בדבר תכנית השהייה של המשלחת ותיאומי הביטחון/המשטרה (אם בוצעו כאלה). במקרה של ספק אודות זהות הפונה יש לעדכן את משרד הקב"ט הארצי.

       ז.    הגוף המשגר אחראי לקיום הנחיות האבטחה כפי שהן תפורטנה באישור הביטחוני שיינתן למשלחת לפני יציאתה, ובכלל זה רכישת כרטיסי טיסה ושכירת חדרי מלון למאבטחים ישראלים או מקומיים – הכול על פי דרישת הקב"ט הארצי ועל פי התניות האישור הביטחוני.

       ח.   מנהל הגוף המשגר יחתום על גבי טופס הבקשה על התחייבותו למלא את הנחיות הביטחון המופיעות בחוזר זה, ויוודא כי לכל חברי המשלחת אישורי הורים, אישורים רפואיים, ביטוח רפואי וביטוח תאונות כנדרש (ראה בחוזר הוראות הקבע סב/6(א), סעיף 7.6-8).

       ט.   מנהל הגוף המשגר יוודא כי התלמידים היוצאים למשלחת ישלימו את החומר הלימודי שיחסירו בעת השהייה בחו"ל.

      י.    משלחת בני נוער מטעם משרד החינוך, בחסותו ובעידודו אינה רשאית לצאת לחו"ל ללא אישור המשרד.

5.4  אחריות נותן החסות

א.   חסות ואישור למשלחת יינתנו על ידי מנהל המחוז או המינהל בלבד.

ב.   המשלחות חייבות לקבל את חסות המשרד. הטיפול הביטחוני במשלחת מותנה בקבלת חסות זו.

ג.    חסות המשרד ניתנת על ידי מנהלי המחוזות ומנהלי המינהלים (ראה בנספח א להלן), וזאת לאחר בחינת כל ההיבטים החינוכיים והארגוניים של המשלחת.

ד.   המנהלים נותני החסות יגדירו וימנו בעל תפקיד במחוז שיהיה בקשר שוטף עם משרדו של הקב"ט הארצי בכל הנושאים הקשורים למשלחות.

ה.   המנהלים הנותני חסות יבדקו את מספר ימי ההיעדרות של המשלחת מלימודים ויאשרו את היציאה בהתאם לקריטריונים שנקבעו בחוזר זה.

ו.    חסות תינתן למשלחת לאחר בחינת התכנים החינוכיים ותכנית האירועים שהמשלחת משתתפת בהם וקביעה של נותן החסות כי המשלחת אכן משתתפת באירועים בעלי חשיבות ייצוגית וכי התכנים הם חינוכיים ו/או ממלכתיים באופן המצדיק מתן חסות למשלחת.

במשלחות ממלכתיות יש לוודא כי התכנית כוללת פעילות משותפת עם נציגים משתי מדינות לפחות בנוסף לנציגים הישראלים.

ז.    אין לאשר טיולים, סיורים או נופש בחו"ל גם כאשר הם צמודים לחלק שהוא "רשמי" בלוח הזמנים של המשלחת, אלא אם מדובר במרכיב מינורי ביותר. כמו כן אין לאשר תוספת ימים ללוח הזמנים של המשלחת לצורכי טיולים מעבר למסגרת הימים של הפעילות הרשמית שלשמה ניתנה החסות.

ח.   אין לאשר בתכנית ביקור בבתי קזינו, בדיסקוטקים, בפאבים ובמקומות בעלי היבטים שליליים מבחינה מוסרית.

ט.   סיורי מגמה, מחנות קיץ, טיולים וקייטנות אינם עונים על הקריטריונים המפורטים ב-3 לעיל, ועל כן אין להעניק חסות למשלחות למטרות אלו ואין לאשר את יציאתן.

י.    באחריות נותן החסות לפקח על קבלת הטפסים ליציאת המשלחת לא יאוחר מ-42 ימים לפני מועד היציאה ועל העברתם למשרד הקב"ט הארצי ללא עיכובים ולא יאוחר מ-28 יום לפני מועד היציאה.

יא.   במקרים של ספק בנוגע למתן החסות למשלחת רצוי ליצור קשר עם משרד הקב"ט הארצי לצורך התייעצות וקבלת חוות דעת נוספת.

6.   אופן הטיפול במשלחת

6.1  פנייה לאחראי מטעם משרד החינוך המעניק חסות למשלחות באמצעות הגשת טופסי "בקשה לאישור הוצאת המשלחת לחו"ל" (נספח ד), כמפורט ב-7 להלן

6.2  בדיקת הקריטריונים הפדגוגיים/החינוכיים/הממלכתיים

6.3  בדיקת תאריכי היציאה למשלחת ומספר ימי ההיעדרות מלימודים

6.4  בדיקת מספר עובדי ההוראה המתלווים בתשלום למשלחת ואישור היעדרותם מהלימודים

6.5  מתן אישור חינוכי וחסות למשלחת

6.6  העברת טופסי המשלחת והחסות ללא עיכובים מיותרים למשרד הקב"ט הארצי לצורך טיפול ביטחוני

6.7  טיפול ביטחוני במשלחות ממלכתיות  על ידי משרד הקב"ט הארצי, בהנחיית היחידה לאבטחת אישים ומשלחות ובתיאום עמה, על פי נוהל הטיפול במשלחות (למשלחות ממלכתיות בלבד); טיפול ביטחוני במשלחות ייצוגיות של משרד הקב"ט הארצי בהנחיית מטה לוט"ר (המטה ללוחמה בטרור למשלחות חינוכיות/ייצוגיות)

6.8  בתום הטיפול – מתן אישור ביטחוני למשלחת ממלכתית או מתן היתר יציאה למשלחת חינוכית/ייצוגית או איסור יציאה בהתאם להערכת המצב וקביעת האחראי בהתאם לסוג המשלחת.

7.   הנחיות להגשת בקשה ליציאת משלחת לחו"ל

7.1  גוף המבקש להוציא משלחת לחו"ל יפנה לגורם האחראי לצורך קבלת חסות באמצעות "טופס בקשה לאישור הוצאת משלחת לחו"ל" (ראה בנספח ד להלן). הנחיות פרטניות למילוי הטופס אפשר למצוא על גבי טופס הבקשה.

7.2  נותן החסות לבית הספר הוא מנהל המחוז שבית הספר משתייך אליו ("הגורם המדווח"). בתי הספר בירושלים יפנו לקבלת חסות לממונה על מנח"י, בתי ספר המדווחים למינהל לחינוך התיישבותי יפנו למנהל המינהל, תנועות הנוער תפנינה למנהל מינהל החברה והנוער, המועצה לחילופי נוער תפנה למנהל האגף לקשרים בינלאומיים, ומשלחות מפמ"ר תפנינה ליו"ר המזכירות הפדגוגית.

7.3  את טופס הבקשה יש להגיש לנותן החסות עד 42 ימים (שישה שבועות) לפני מועד היציאה המתוכנן וכל הפרטים בהם מלאים וחתומים על ידי מנהל הגוף המשגר. אפשר להגיש את הטופס בדואר, בפקס' או בדואר אלקטרוני. אין להגיש טופס בקשה 90 יום או יותר לפני היציאה המתוכננת.

7.4  על הגוף המשגר לוודא כי הבקשה התקבלה במשרד נותן החסות ולאחר מכן, ללא דיחוי, גם במשרד הקב"ט הארצי. אם טפסים אלו לא הגיעו, יפנה הגוף המשגר אל הגוף נותן החסות לבירור סיבת העיכוב ולזירוז התהליך.

7.5  הגוף נותן החסות יבדוק את טופסי המשלחת על פי ההנחיות המופיעות ב"אחריות נותן החסות" (ראה ב-5.4 לעיל), ולאחר מתן האישור הפדגוגי למשלחת יעביר את הטפסים ללא עיכוב למשרד הקב"ט הארצי להמשך הטיפול הביטחוני.

7.6  לאחר מתן החסות תועבר הבקשה על ידי נותן החסות למשרד הקב"ט הארצי לטיפול ביטחוני. אין לשלוח את הטופס ישירות למשרד הקב"ט הארצי; טופס ללא חסות לא יטופל (את רשימת מספרי הטלפון והפקס' של נותני החסות ראה בנספח א להלן).

7.7  על הבקשה להיקלט במשרד הקב"ט הארצי לא יאוחר מ-28 ימים (ארבעה שבועות) לפני מועד יציאת המשלחת המתוכננת.

7.8  האישור הפדגוגי אינו משמש אישור ליציאת המשלחת לחו"ל. אישור יציאה סופי מותנה בקבלת אישור ביטחוני (נוסף לאישור הפדגוגי) ממשרד הקב"ט הארצי.

7.9  משלחות שטופסיהן לא יגיעו במועד ובאופן המפורט לעיל לא תטופלנה.

8.   הנחיות לעובדי הוראה

ההנחיות לעובדי הוראה המלווים משלחות נוער לחו"ל מפורטות בסעיף 8.5-30 של חוזר הוראות הקבע סד/7(א), "נוהל אישור חופשה בשכר לצורך נסיעה בתפקיד".

9.   ראש המשלחת

9.1 מינוי

       א.   בכל משלחת ימנה הגוף המשגר ראש משלחת בגיר (מעל גיל 18) מבין חברי המשלחת.

       ב.   ראש המשלחת יהיה בעל זיקה ברורה לתחום שלשמו המשלחת נוסעת לחו"ל.

 ג.   ראש המשלחת יהיה בעל רקע חינוכי ובעל ניסיון ויכולת ארגוניים וניהוליים.

       ד.   לראש משלחת בית-ספרית יתמנה עובד הוראה בעל ותק בליווי משלחות, ולמשלחת של תנועת נוער – מרכז בוגר.

9.2  אחריות

א.      ראש המשלחת נושא באחריות לביצוע וליישום של כל הנחיות הביטחון הניתנות על ידי הגורמים האלה: משרד הביטחון, הקב"ט הארצי של המשרד או מי מטעמו וקב"ט הנציגות הישראלית בחו"ל.

ב.      ראש המשלחת אחראי להכנה החינוכית של המשלחת לקראת יציאתה.

ג.       ראש המשלחת אחראי לקיום כל ההנחיות הפדגוגיות והארגוניות ולקיום קשר מתמיד עם המשרד נותן החסות עד לקבלת האישור החינוכי ליציאת המשלחת.

ד.      ראש המשלחת אחראי לקיום כל הנחיות הביטחון לקראת שיגור המשלחת ולקיום קשר מתמיד עם יחידת הקב"ט הארצי עד לקבלת האישור הביטחוני ליציאה.

ה.      ראש המשלחת אחראי לקיום כל הנחיות הביטחון הניתנות על ידי אנשי הביטחון: קב"ט משרד החינוך, הקב"ט המתדרך את המשלחת, מאבטח המשלחת המתלווה למשלחת וכוחות הביטחון המקומיים המתלווים למשלחת בחו"ל, הן בשגרה והן בחירום.

9.3  קשר

ראש המשלחת אחראי על המשלחת והוא איש הקשר היחיד מול הגורמים הרשמיים בכל הקשור למשלחת.

9.4  תכנית האירועים

ראש המשלחת אחראי להכנת התכנית ולאישורה על ידי נותן החסות כמפורט ב-5.4 לעיל ולוודא כי הגיעה למשרד הקב"ט הארצי להמשך הטיפול  הביטחוני. ההיבטים הביטחוניים הנוגעים לתכנית האירועים ייבדקו על ידי הקב"ט הארצי ו/או על ידי משרד הביטחון. כמו כן על ראש המשלחת להודיע למשרד הקב"ט הארצי על כל שינוי בתכנית האירועים של המשלחת, לרבות מועדי היציאה, הטיסות, הלינות בבתי מלון, אמצעי התחבורה, המופעים, התחרויות, אתרי הביקור וכו'.

9.5  תדרוך ביטחוני

ראש המשלחת אחראי לתיאום התדרוך הביטחוני (ראה ב-11 להלן) עם משרד הקב"ט המחוזי (המחוז הגיאוגרפי) של משרד החינוך ועם הקב"ט המתדרך מטעם משרד החינוך (ראה את מספר הטלפון של הקב"ט המחוזי בנספח ב להלן). עליו לזמן לתדרוך את כל חברי המשלחת ולוודא שהם אכן נכחו בתדרוך, והוא אחראי להכנת האולם והאמצעים האורקוליים המתאימים כמפורט ב-11 להלן. על ראש המשלחת לוודא קבלת אישור בכתב מהקב"ט המתדרך על ביצוע התדרוך.

9.6  בעת השהייה בחו"ל

       א.   ראש המשלחת אחראי לקיום הנחיות הביטחון כפי שהועברו באישור הביטחוני שניתן על ידי משרד הקב"ט הארצי בתדרוך הביטחוני שניתן למשלחת על ידי הקב"ט המתדרך ובמשלחות ממלכתיות על ידי קב"ט הנציגות ומאבטח המשלחת (אם צורף מאבטח).

       ב.   ראש המשלחת אחראי גם לשמירה על התנהגות נאותה ועל המשמעת של חברי המשלחת, ובכלל זה הקפדה על כיבוד המנהגים הנהוגים במדינה, בקהילות ובאתרים שחברי המשלחת מבקרים בהם.

       ג.   ראש המשלחת חייב להצטייד במכשיר טלפון נייד לכל משך השהות של המשלחת בחו"ל ולמסור את מספרו במסגרת הבקשה ליציאה. אם אין לו טלפון עד לנחיתה בחו"ל, עליו להתקשר מחו"ל למשרד הקב"ט הארצי ולמסור לו את מספר הטלפון הנייד בחו"ל.

       ד.   כאיש הקשר היחיד בין המשלחת לגורמי הביטחון על ראש המשלחת להיות זמין בטלפון הנייד משך כל זמן השהייה בחו"ל.

       ה.   ראש המשלחת אחראי על המשלחת בשגרה ובחירום. הוא חייב להימצא כל העת עם המשלחת ואסור לו  לעזוב אותה בשום מקרה, למעט בזמן החופשי, כמפורט בחוזר זה.

       ו.     על ראש המשלחת ללון יחד עם המשלחת באותו מלון ובאותה קומה.

       ז.    ראש המשלחת אחראי להקפיד עד קיום סדר היום ולוח הזמנים כפי שאושר בארץ מבעוד מועד. במשלחות ממלכתיות כל שינוי בתכנית, בלוח הזמנים, בבית המלון, באמצעי התחבורה, בפרטי הטיסות וכד' מצריך אישור ויידוע מראש של גורמי הביטחון הרלוונטיים בחו"ל, של מאבטח המשלחת (אם יש מאבטח) ושל קב"ט הנציגות הישראלית בארץ היעד.

       ח.   במשלחות ממלכתיות ראש המשלחת חייב ליצור קשר טלפוני עם קב"ט נציגות ישראל הרלוונטית עם ההגעה לארץ היעד ולקראת עזיבתה, ולפעמים הוא נדרש ליצור קשר פעמים נוספות – הכול בהתאם להנחיות הקב"ט הארצי, הקב"ט המתדרך או קב"ט הנציגות בחו"ל.

9.7  בחזרה ארצה

עם חזרת המשלחת ארצה ימלא ראש המשלחת טופס משוב (ראה בנספח ה) ויעבירו למשרד הקב"ט הארצי תוך שלושה ימי עבודה לכל היותר.

10.     קביעת רמת האבטחה

10.1 הגדרת רמת האבטחה למשלחת ממלכתית תהיה על פי קביעה בלעדית של משרד הביטחון. רמת האבטחה נקבעת לאחר בדיקת הפרטים המופיעים בטופס הבקשה וניתוח כלל הגורמים המשמשים בסיס ל"הערכת מצב" לקביעת רמת האבטחה והיקפה.

10.2 הפרטים המופיעים בטופס הבקשה, ובכללם בתי המלון, האתרים המבוקרים והטיסות, נבדקים על ידי גורמי הביטחון, ותיתכן דרישה לשינוי מקומות הלינה, הטיסות והביקור באתרים מסוימים מסיבות ביטחוניות. לפיכך מומלץ להתייעץ עם משרד הקב"ט הארצי בנוגע לפרטי הטיסה, חברת התעופה ונתיב הטיסה טרם הזמנת הכרטיסים.

10.3 כל משלחת, ללא קשר לרמת האבטחה שנקבעה לה, חייבת לקבל תדרוך להתנהגות ביטחונית מונעת ולהצטייד בטלפון נייד של ספק ישראלי שיהיה בידי ראש המשלחת ויהיה זמין משך כל זמן השהייה בחו"ל.

10.4 משלחות חינוכיות/ייצוגיות מוגדרות כולן ברמת אבטחה בסיסית  בלבד; כלומר, עליהן לעבור תדרוך ביטחוני, להצטייד בטלפון נייד וליצור קשר עם הנציגות הישראלית בחו"ל בחירום בלבד. כמו כן, כאמור ב-5.2 ב לעיל, אנו ממליצים לדרוש מהמארגנים לתאם סידורי אבטחה באמצעות חברות אבטחה או משטרה מקומיות בכל האירועים הרשמיים ובעת השהייה בבית המלון.

10.5 כאמור לעיל, במשלחות ממלכתיות תיקבע רמת האבטחה באופן בלעדי על ידי משרד הביטחון. אלה רמות האבטחה הנהוגות:

•       רמה בסיסית: תדרוך ביטחוני, טלפון נייד ושמירת קשר עם קב"ט הנציגות
•       רמה בינונית: תדרוך ביטחוני, טלפון נייד, שמירת קשר עם קב"ט הנציגות ושילוב מאבטחים מקומיים ו/או משטרה מקומית
•       רמה גבוהה: תדרוך ביטחוני, טלפון נייד, שמירת קשר עם קב"ט הנציגות, שילוב מאבטחים מקומיים ו/או משטרה מקומית ושילוב איש אבטחה ישראלי (אחד או יותר).

10.6 רמת האבטחה והאישור הביטחוני, בצירוף הנחיות אבטחה מפורטות, תימסרנה לגוף המשגר כעשרה ימים לפני היציאה לחו"ל, כדי שרמת האבטחה תהיה עדכנית עד כמה שאפשר ותואמת את המידע המודיעיני ואת הערכת המצב.

10.7 ייתכן שתוגדר רמת אבטחה גבוהה יותר מהרמות המצוינות ב-10.5, ותכלול מרכיבים נוספים, כגון אבטחה על ידי חברות שמירה זרות בחו"ל, אבטחה על ידי משטרה מקומית ו/או מאבטחים ישראלים צמודים ומקדימים (אשר יצאו מהארץ כמה ימים לפני המשלחת להכנות האבטחה ולתיאומי אבטחה שונים).

10.8 כאשר למשלחת נקבעת רמת אבטחה גבוהה, דהיינו צירוף של אנשי אבטחה (אחד או יותר) למשלחת, על הגוף המשגר לרכוש כרטיסי טיסה ולשכור חדרים במלון עבורם (חדר נפרד לכל מאבטח) על חשבונו של הגוף המשגר.

כמו כן, אם צורפו למשלחת אנשי ביטחון מקומיים (אחד או יותר), ייתכן שיהיה על המשלחת לשכור חדרים במלון עבורם. הנחיה על כך תינתן באישור הביטחוני.

10.9 שמירת קשר

       א.   המשלחת תצטייד בטלפון נייד שיהיה פתוח וזמין לתקשורת משך כל זמן שהייתה בחו"ל.

       ב.   על ראש המשלחת להתעדכן במספרי החירום של גורמי החירום המקומיים (משטרה, עזרה ראשונה, כיבוי אש) לצורך יצירת קשר במידת הצורך. אפשר להסתייע בקבלת מידע זה בחברת הנסיעות, בנציגות הישראלית הרלוונטית או באינטרנט.

       ג.    במשלחות ממלכתיות בלבד ראש המשלחת אחראי ליצירת קשר טלפוני עם קב"ט הנציגות הרלוונטית עם נחיתת המשלחת בארץ היעד ולא יאוחר מ-12 שעות מהנחיתה. על ראש המשלחת ליצור קשר עם הקב"ט כל 48 שעות, אלא אם נאמר לו אחרת.

       ד.   האחריות הביטחונית תוסר ממשלחת ממלכתית שלא תיצור קשר עם הנציגות או שלא יצליחו ליצור אתה קשר לאחר כמה ניסיונות, וזאת בתיאום עם הגוף המשגר.

       ה.   במשלחת ייצוגית בלבד חל איסור ליצירת קשר טלפוני עם קב"ט הנציגות בשגרה. במצב חירום בלבד יש ליצור קשר עם יחידת הביטחון של השגרירות הישראלית בחו"ל כמפורט באישור הביטחוני.

10.10    שיתוף פעולה עם גורמי המשלחת (למשלחת ממלכתית בלבד)

       א.   כאמור ב-9.6 לעיל, ראש המשלחת אחראי להתנהגות ממושמעת ונאותה של כל חברי המשלחת. אם במהלך השהייה בחו"ל ידווח על ידי גורמי הביטחון כי יש בעיות משמעת של אחד או יותר מחברי המשלחת הפוגמות ברמת האבטחה, תועבר הודעה  בעל פה ובכתב לראש הגוף המשגר לצורך טיפול מיידי בבעיה.

       ב.   אם בעיות המשמעת לא תיפטרנה, תישקל הפסקת האבטחה והסרת האחריות מהמשלחת, בתיאום עם הגוף המשגר.

10.11    איסור יציאת משלחת

       א.   ייתכן מצב שבו לא יותר למשלחת לצאת לחו"ל בגלל סיבות ביטחוניות, כגון איחור בדיווח על היציאה, אי היענות הגורמים המקומיים לדרישות האבטחה, אי מילוי הנחיות האבטחה על ידי הגוף המשגר או על ידי ראש המשלחת, אי יכולת לממש את האחריות ועוד. בכל מקרה של איסור יציאה חובה על מנהל הגוף המשגר ועל ראש המשלחת למנוע את יציאת המשלחת.

       ב.   מנהל גוף משגר אשר לא יציית להוראות ולא ימנע את יציאת המשלחת לחו"ל למרות האיסור יזומן לבירור במשרד החינוך.

       ג.    ייתכן מצב שבו תימסר הודעה בדבר ביטול של אישור היציאה מסיבות ביטחוניות  אף שהיציאה כבר אושרה. הודעה זו ייתכן אף שתגיע סמוך למועד היציאה המתוכנן או אף ביום היציאה עצמו – הכול על פי מועד קבלת ההודעה במשרד מגורמי הביטחון.

       ד.   אין המשרד או כל גורם ממלכתי אחר אחראי לכל נזק כספי או אחר שייגרם כתוצאה מהביטול של אישור היציאה בשל סיבות ביטחוניות.

10.12    תשלום בגין האבטחה

       א.   ככלל עלויות האבטחה של המשלחת הן על חשבון הגוף המשגר.

       ב.   באחריות מנהל הגוף המשגר לרכוש על חשבון הגוף המשגר כרטיסי טיסה ולשכור חדרי מלון עבור אנשי האבטחה, אם הם יצורפו למשלחת, ובכלל זה מאבטחים ישראלים, מאבטחים מקומיים ונוכחי לילה – הכול על פי דרישת משרד הקב"ט הארצי בהנחיית משרד הביטחון. הודעה על כך תינתן באישור הביטחוני של המשלחת. אי עמידה בהנחיה זו תגרור הסרת חסות של המשרד מהמשלחת ואיסור יציאתה של המשלחת.

       ג.    הוצאות הביטחון השונות של המשלחת ימומנו על ידי משרד החינוך, ובכלל זה שכר המאבטחים והוצאות השגרירות בחו"ל. זאת למעט ההוצאות הכרוכות בכרטיסי הטיסה ובלינה של אנשי האבטחה (מאבטחים צמודים, מאבטחים מקומיים ונוכחי לילה).

10.13   אי עמידה בהנחיות הביטחון כפי שהן מופיעות בחוזר זה, באישור הביטחוני  ובהנחיות הביטחון שתינתנה על ידי הקב"ט המתדרך תגרור את ביטולו של אישור היציאה לחו"ל, ואם המשלחת כבר נמצאת בחו"ל תוסר ממנה האחריות הביטחונית.

11.     התדרוך הביטחוני

11.1 באחריות ראש המשלחת לתאם למשלחת תדרוך התנהגות ביטחונית מונעת לפני היציאה לחו"ל.

11.2 קבלת התדרוך הביטחוני היא תנאי הכרחי לאישור היציאה לחו"ל, ועל כן משלחת שלא תודרכה לא תצא.

11.3 בתדרוך ניתנים כללי "עשה" ו"לא-תעשה" לחברי המשלחת בעת שהייתם בחו"ל שתכליתם צמצום ומניעה של פגיעה פיזית בחברי המשלחת באירועים פליליים ו/או ביטחוניים. על כן כל חברי המשלחת (כולל מבוגרים) חייבים להיות נוכחים בתדרוך, ועל ראש המשלחת לוודא זאת.

11.4 בתדרוך יימסרו לראש המשלחת מספרי טלפון רלוונטיים בחו"ל, ויינתן הסבר אודות רמת האבטחה, אם היא כבר נקבעה. בכל מקרה ראש המשלחת אחראי לקבל מהקב"ט המתדרך ו/או ממשרד הקב"ט הארצי את מספר טלפון החירום של הנציגות (במשלחות ייצוגיות) או את מספר הטלפון של קב"ט הנציגות (במשלחות ממלכתיות).

11.5 אם יש חברי משלחת שאין באפשרותם להשתתף בתדרוך במועד שנקבע, יתאם ראש המשלחת עם קב"ט המחוז את השתתפותם בתדרוך אחר המתקיים במחוז במועד חלופי, ועל ראש המשלחת לוודא כי הם אכן נכחו בתדרוך.

11.6 אם נבצר מראש המשלחת להגיע לתדרוך במועד שנקבע, הוא יקבע ממלא מקום בהיעדרו שיהיה אחראי על קיום התדרוך. על ממלא המקום להיות מבוגר מקרב הגוף המשגר. אין חובה כי ממלא המקום יהיה ברשימת חברי המשלחת היוצאים לחו"ל.

11.7 אם ייעדרו חברי משלחת מהתדרוך הביטחוני ללא תיאום מראש עם הקב"ט המתדרך, ישקול הקב"ט את ביטול התדרוך בהתאם לכמות הנעדרים יחסית לגודל המשלחת. במקרה זה לא יינתן אישור ביטחוני ליציאת המשלחת לחו"ל.

11.8   באחריות ראש המשלחת לוודא את קיומם של אמצעי הדרכה מתאימים:

•          אולם ממוזג בגודל התואם את כמות הנוכחים
•          מחשב עם כונן DVD, מקרן ורמקולים (או, לחלופין, מקרן שקפים)
•          טלוויזיה ווידיאו (יש לוודא כי גודל המסך מתאים לכמות הנוכחים ולגודל האולם).
•          מחשב נייד עם כונן דיסקים מתאים.

אין לקיים את התדרוך ללא אמצעים אלו.

11.9  ככלל יתקיים התדרוך הביטחוני סמוך ככל האפשר למועד של יציאת המשלחת. אפשר לקיים את התדרוך לכל המוקדם שלושה שבועות לפני יציאת המשלחת לחו"ל, אולם מומלץ ורצוי לקיימו סמוך למועד היציאה המתוכנן. אין לקיים את התדרוך ביום הטיסה, בשדה התעופה או בדרך אליו.

11.10 תדרוך ביטחוני יינתן רק למשלחת שקיבלה חסות ממשרד החינוך. אין לתאם תדרוך ביטחוני למשלחת שלא קיבלה חסות. במקרים חריגים אפשר לפנות למשרד הקב"ט הארצי להתייעצות.

11.11 התדרוך יועבר על ידי מתדרך משלחות שהוסמך על ידי הקב"ט הארצי בלבד.

11.12 אין לתדרך משלחת שלא קיבלה את חסות משרד החינוך ואת אישורו מראש של הקב"ט הארצי.

11.13 הקב"ט המתדרך ימסור לראש המשלחת אישור בכתב על קיום התדריך.

12. בטיחות, ביטוח ורפואה

12.1 על המשלחת חלות הנחיות הבטיחות המובאות בסעיף קטן 2 של סעיף 26–5.1 בחוזר הוראות הקבע סב/6(ב), "הוראות בטיחות במוסדות החינוך" ובחוזרים נוספים המתפרסמים מעת לעת.

12.2  לכל חבר משלחת קטין חייב להיות אישור רפואי ליציאה לחו"ל (האישור יישאר בידי הגוף המשגר). מנהל הגוף המשגר יצהיר כי בידיו אישורים המאשרים כי אין למשתתפים מגבלות רפואיות המונעות השתתפות במשלחת.

12.3  על הגוף המשגר לוודא שיש לכל הנוסעים ביטוח נסיעות לחו"ל וביטוח רפואי.

12.4  חובה על הגוף המשגר לוודא שקיים ביטוח לתאונות דרכים במסגרת ביטוח תאונות אישיות לתלמידים היוצאים במשלחות לחו"ל, כמפורט בסעיף 8–7.6 בחוזר הוראות הקבע סב/6(א). המשרד לא יאשר יציאת משלחת ללא כיסוי ביטוחי זה.

12.5  מומלץ כי בכל משלחת יהיו מגיש עזרה ראשונה ותיק עזרה ראשונה.

13. הנחיות כלליות

13.1     כללי

א. חשוב להדגיש לבני הנוער טרם היציאה מהארץ כי במסגרת המשלחת הם מייצגים את מדינת ישראל ואת הנוער הישראלי, דבר המחייב אותם להקפיד במיוחד על התנהגות נאותה כיחידים וכקבוצה.

ב.  יש לוודא כי לכל חברי המשלחת רשימת טלפונים הכוללת את מספרי הטלפון של ראש המשלחת, המאבטח (אם יש), בית המלון/דירת המארחים, הנציגות הישראלית ומוקד החירום של המשטרה המקומית.

ג.  אם המשלחת לנה בבתי מלון, יש לצייד את התלמידים ברשימה הכוללת את שמות בתי המלון שהמשלחת לנה בהם על פי תאריכים, וכן את כתובותיהם של בתי המלון ואת מספרי הטלפון שלהם.

ד.  יש לארגן רשימת טלפונים ניידים ברשת חו"ל הכוללת את כל המספרים  של התלמידים וחברי המשלחת. עותקים מרשימה זו יהיו בידי ראש המשלחת ובבית הספר. 

ה. יש לוודא כי דרכוניהם של חברי המשלחת בתוקף וכי תוקפם לא יפוג בחצי השנה הקרובה.

ו.   אזרחים ישראלים בעלי אזרחות נוספת מחויבים להשתמש בדרכונם הישראלי בעת היציאה מהארץ ובחזרה אליה.

ז.  יש לוודא כי כל חברי המשלחת מצוידים בתצלום דרכונם (העמודים עם הפרטים והתמונה) לגיבוי. אין להחזיק את התצלום בצמוד לדרכון.

ח. תלמיד שהוריו גרושים, יש לוודא כי לא קיים לגביו "צו עיכוב יציאה מהארץ" במשטרת הגבולות. פרטים אפשר לקבל באתר האינטרנט של משטרת ישראל,  בכתובת זו:

     http://www.police.gov.il/sherut_umeyda/ikuv/xx_ikuv.asp.

13.2     שדה התעופה והטיסה

א.  מומלץ לסמן את כל כבודת המשלחת בסימון אחיד.

ב.   יש להקפיד להגיע לטיסה בזמן. בטיסה מהארץ או בטיסה ארצה בחברת תעופה ישראלית, שיש בה בידוק ביטחוני קפדני יותר, יש להקפיד על הגעה לשדה התעופה כ-3 שעות לפני ההמראה המתוכננת.

ג.   אין לאפשר לחברי משלחת קטינים לרכוש משקאות משכרים או טבק בחנויות הפטורות ממכס הן בארץ והן בחו"ל.

ד.  במטוס יש להקפיד על ישיבה במקום המצוין על גבי הכרטיס בלבד.

ה.  על ראש המשלחת ועל המלווים לשבת עם חברי המשלחת.

ו.   אין לעבור את אזור הישיבה לכיוון מחלקת העסקים.

ז.   יש לשמור על חוקי הבטיחות בתעופה ועל התנהגות הולמת במהלך הטיסה. אין להפעיל מכשירים אלקטרוניים במטוס ללא אישור איש צוות אוויר, ויש להישמע להנחיות אנשי הצוות. עברה על חוקי הבטיחות בתעופה היא עברה פלילית והיא תגרור נקיטת צעדים משפטיים.

ח.  פרטים על זמני ההמראות והנחיתות, על שערי החליפין ועל מזג האוויר ועוד אפשר למצוא באתר האינטרנט של רשות שדות התעופה, בכתובת זו:
http://www.iaa.gov.il/Rashat/he-IL/Rashot.

ט.  לאחר הנחיתה וביקורת הדרכונים יש להתרכז יחד עם כל המטען ולהמתין להנחיות המאבטח (אם יש).

י.   מומלץ לאסוף את כל הדרכונים של התלמידים חברי המשלחת ולרכזם אצל מבוגר מבין חברי המשלחת למשמרת.

יא. אם יש ציוד משלחתי (דגלים, ארגזים, כלי נגינה וכו') יש לחלקו בין חברי המשלחת לצורך הוצאתו והעמסתו על האוטובוס.

13.3  בתי המלון

         א.   אם המשלחת לנה בבית מלון, על ראש המשלחת ללון יחד עם חברי המשלחת האחרים ובאותה הקומה שחברי המשלחת לנים בה.

         ב.   אם למשלחת צורף מאבטח ישראלי או מקומי, יש לוודא שכל חברי המשלחת מרוכזים באותה קומה במלון.

         ג.   אם אין למשלחת מאבטח ויש כמה מלווים בוגרים, חובה לפזר את התלמידים בין קומות המלון. בכל קומה שיש בה תלמידים חובה שיהיה מבוגר ישראלי מקרב חברי המשלחת. אם אין מלווים נוספים שאפשר לפזרם בין הקומות, יש להשתדל ככל האפשר לפזר את התלמידים בחדרים לא צמודים באותה קומה.

         ד.   על ראש המשלחת לתדרך את כל חברי המשלחת כיצד אפשר לאתרו בכל רגע נתון, מהו מספר החדר שהוא לן בו ומהו מספר הטלפון בחדרו.

         ה.   מומלץ לבצע בדיקה בחדרים טרם קבלתם כדי לאתר נזקים ולמנוע האשמות שווא וחיובים כספיים בגין אותם נזקים בעת היציאה מהמלון.

         ו.    רצוי להימנע מלינה בקומת הקרקע או בקומה העליונה בבית המלון ובחדרים הפונים לכביש. ככלל עדיף ללון בקומה גבוהה ככל האפשר (למעט הקומה העליונה).

         ז.   יש לוודא מראש כי האזור שבו המלון ממוקם אינו אזור פשיעה או אזור שיש בו נוכחות של גורמים קיצוניים ועוינים. במקרה כזה ייתכן שהמשלחת תידרש להחליף מלון.

         ח.   יש לזכור כי במלון מתארחים אורחים נוספים, ולכן יש להימנע מישיבה על הרצפה, מחסימת המעברים והמסדרונות ומהשתלטות על אולמות ועל לובי המלון לביצוע שיחות קבוצה או ערבי הוויי וכו'. כמו כן אין לקיים פעילות חברתית בלובי המלון או בקומות ללא קבלת אישור מהנהלת המלון, ואין להלך במלון יחפים.

         ט.   אין להלין בנות ובנים באותם חדרים.

         י.    ייתכן מצב שבו גורמי הביטחון יאסרו לינה במלון מסוים מסיבות ביטחוניות. במקרה זה על המשלחת לאתר מלון חלופי ולאשרו אצל הקב"ט הארצי במשרד החינוך. במקרים חריגים ייתכן שהאיסור לשהות במלון מסוים יתקבל אף לאחר שהמשלחת כבר יצאה לחו"ל, הגיעה למלון וקיבלה חדרים.

         יא. אין להיכנס לבארים, למועדוני לילה ולמקומות הימורים (קזינו), ואין להשתמש במתקני הימורים הנמצאים בבית המלון.

         יב.  אסור לחברי משלחת קטינים לרכוש ולצרוך משקאות משכרים. יש להנחות את פקידי דלפק הקבלה כי אין לאפשר לחברי המשלחת רכישה של משקאות משכרים באמצעות שירות החדרים.

13.4  הביקור בחו"ל

         א.   יש לכבד את המדינה המארחת ואת אזרחיה ולהתנהג בנימוס ובדרך ארץ כלפי האנשים ברחוב. יש להימנע מהתנהגות הפגנתית, כגון תהלוכות ומצעדים ברחובות הערים בליווי שירה ודגלים, הנתפסים על ידי המקומיים כשחצנות וכהתגרות.

         ב.   בזמן הביקור באתרים הממוקמים בלב אזורי מגורים יש להקפיד שחברי המשלחת לא יפריעו לתושבי המקום, לא ירעישו ולא יחסמו את התנועה. הדרכה על חצרות יש לתת מחוץ לחצר, ברחוב, כדי שהשהייה בחצר תהיה קצרה ככל האפשר.

         ג.    לבישת בגדי הייצוג של המשלחות והנפת דגלי הלאום מותרים רק בטקסים או באירועים רשמיים.

13.5  ביקור באתרים יהודיים

         א.   יש לשמור על נורמות התנהגות המקובלות על-פי המורשת היהודית בבתי כנסת ובבתי קברות.

         ב.   יש להימנע מביקור בבתי כנסת פעילים בזמן תפילות, למעט משלחת שבכוונתה להצטרף לתפילה, בתנאי שהגעתה למקום תואמה מראש.

13.6  נסיעה באוטובוס

         א.   יש לעלות על האוטובוס אך ורק לאחר קבלת אישור מהמאבטח, וזאת  לאחר סריקת האוטובוס. אם אין מאבטח למשלחת, חובה כי ראש המשלחת או אחד המלווים יבצע סריקה באוטובוס לפני העלייה אליו, לאיתור חפצים חשודים.

         ב.   אם יש מאבטח למשלחת, יש לוודא כי מקום הישיבה שייבחר עבור המאבטח יהיה פנוי מיושבים ומציוד. מקום הישיבה של המאבטח הוא בדרך כלל בספסל הראשון, וזאת מסיבות מבצעיות (תצפית, יכולת תגובה מהירה).

         ג.   יש להקפיד שלכל נוסע יהיה מקום ישיבה בפועל ושכל הנוסעים ישבו במקומותיהם במהלך כל הנסיעה כדי לשמור על בטיחותם.

         ד.   יש להקפיד על התנהגות הולמת בזמן הנסיעה ועל שמירה על הרכוש.

13.7  הליכה רגלית

         א.   בעת תנועה רגלית על ראש המשלחת להציב מבוגר מבין חברי המשלחת בחלוץ ובמאסף.

         ב.   ראש המשלחת ישתדל שהתנועה תהיה בגוש אחד עד כמה שאפשר.

         ג.    יש להקפיד על חצייה בטוחה של כבישים, גם במחיר של פיצול הגוש משני צדי הכביש. יש לרכז את כל חברי הקבוצה טרם החצייה כדי להימנע ממצב שבו חלק מהם חוצים והיתר נותרים מאחור.

13.8  נסיעה ברכבות

         א.  יש לרכוש את כרטיסי הנסיעה מראש ולוודא כי כל חברי המשלחת מרוכזים יחד בקרון.

         ב.  על מבוגר מבין חברי המשלחת להתייצב במסדרון הקרון ולהשגיח על כל התאים שיש בהם חברי משלחת בכל עת.

          ג. בנסיעות לילה ברכבות יש להלין את חברי המשלחת בתא אחד, ללא זרים, ולוודא את נעילת התאים בכל עת.

          ד. יש לנהוג במשנה זהירות בעלייה לרכבת ובירידה ממנה ולשמור על הרכוש האישי.

 13.9 פיצול משלחת

         ההנחיות שלהלן אינן מתייחסות לפיצול בשל לינה אצל משפחות פרטיות המארחות את חברי המשלחת אלא לפיצול המתרחש במשך היום, בזמן פעילות רשמית של המשלחת:

         א.   ככלל אין לפצל משלחת לא בטיסות, לא במלונות ולא בתנועות.

         ב.   זמן חופשי אינו נחשב כפיצול משלחת לעניין זה.

         ג.   אם נדרש, בהתאם לתכנית האירועים, לבצע פיצול במשלחת, יש לציין זאת מפורשות בטופסי הבקשה, במסגרת תכנית האירועים, וזאת כדי שנתון זה יילקח בחשבון בעת הבחינה הביטחונית.

13.10     פיצול יחיד ממשלחת

         א.   לעתים יש דרישה מצד תלמידים במשלחת לבקר קרובי משפחה או חברים המתגוררים במדינת היעד, וביקור כזה מחייב היפרדות מהמשלחת.     משלחת מוגדרת ככזאת אך ורק אם כל חבריה נמצאים יחד, ועל כן חבר משלחת הנפרד ממנה אינו נכלל בין חבריה בזמן היעדרו.

               במקרה כזה יש צורך באישור מיוחד מהורי התלמיד וממנהל הגוף המשגר שבו הם מתחייבים לפעול על פי הנהלים ומצהירים שההשלכות הנובעות מההיפרדות מהמשלחת ברורות להם (ראה בנספח ג), כמפורט להלן:

•       ההורים מיודעים כי ילדם אינו מאובטח בזמן היפרדותו מהמשלחת וכי האחריות לביטחונו לא תחול על המדינה כי אם על ההורים ועל הגוף המשגר.
•       מנהל בית הספר וראש המשלחת מודעים להנחיות בדבר היפרדות היחיד מהמשלחת והם האחראים למילוין.

         ב.   יש לוודא כי האישור להיפרדות מהמשלחת התקבל במשרד הקב"ט הארצי כשהוא חתום על ידי מנהל בית הספר ועל ידי ההורים.

         ג.    אין חובה על מנהל הגוף המשגר/מנהל בית הספר להסכים להיפרדות, ובסמכותו להטיל על כך וטו.

         ד.   בעת הפיצול יפעל ראש המשלחת על פי ההנחיות שלהלן:

•       ראש המשלחת יעדכן את המאבטח טרם ההיפרדות (אם יש מאבטח).
•       התלמיד ילווה על ידי מבוגר ישראלי מבין חברי המשלחת.
•       תיקבענה שעת מפגש ונקודת מפגש מוסכמות בין התלמיד למשלחת על פי המופיע בטופס ההיפרדות.
•       התלמיד ו/או מלווהו יצוידו בטלפון נייד שמספרו יהיה ידוע לראש המשלחת.
•       לתלמיד ולמלווהו יהיו מספרי הטלפון המפורטים ב-13.1 ב'-ג' לעיל.
•       עם חזרת התלמיד למשלחת יש לעדכן את המאבטח בדבר חזרתו (אם יש מאבטח).

         ה.   ההנחיות ב-ד' לעיל חלות גם במקרה של היפרדות בלתי מתוכננת, כגון בעת פינוי חירום רפואי וכיוצא בזה.

13.11     זמן חופשי

         א.  באופן עקרוני אפשר להתיר זמן חופשי במסגרת האירועים הרשמיים שהמשלחת משתתפת בהם, אולם יש לציין זאת בתכנית האירועים, בטופס הבקשה.

          ב.  הפיזור לזמן חופשי מחייב הימצאות רשימת טלפונים ניידים של כלל חברי המשלחת לצורכי חירום ולפחות קיום טלפון נייד אחד בידי אחד משלשת חברי המשלחת בכל קבוצה.

         ב.   לפני הפיזור לזמן חופשי יקיים ראש המשלחת תדריך לכל חברי המשלחת ובו יפרט

•          מה הם גבולות הגזרה שאפשר להיות בה;
•          היכן נקודת הריכוז ומתי על חברי המשלחת להתייצב בנקודה זו;
•          הנחיות ביטחון ובטיחות המחייבות באזור זה של זמן חופשי;
•          הנחיות התנהגות;
•          היכן יימצאו ראש המשלחת, המלווים והמאבטח (אם יש מאבטח).

         ג.    אין לקיים זמן חופשי לאחר רדת החשכה, למעט במרכזי קניות מתוחמים (בקניונים).

         ד.   אין להיכנס לבארים או למקומות בעלי אופי שלילי, ואין לאפשר רכישה של משקאות משכרים על ידי תלמידי המשלחת.

         ה.   על חברי המשלחת להיות בקבוצות של שלושה לפחות.

         ו.    אין ללבוש חולצות משלחת או חולצות בעלות סימני זיהוי ישראליים (כיתוב בעברית, סמלי יחידות צבאיות ישראליות וכד'), ויש להשתדל להצניע סממני זיהוי יהודיים.

         ז.   אם נעדר תלמיד ולא התייצב בנקודת הריכוז, יש לעדכן את המאבטח (אם יש מאבטח) ולהמתין חצי שעה נוספת, ולאחר מכן יש להתחיל בחיפושים בסיוע כל חברי המשלחת. אם התלמיד לא יימצא לאחר שעה, יש להתקשר למוקד החירום של המשטרה המקומית ולנציגות הישראלית ולהחיל נוהל חירום לאיתור התלמיד בהנחיית הנציגות הישראלית.

14. הפעולות שיש לנקוט במקרה של אירוע חירום ביטחוני או אחר

14.1   במשלחת ממלכתית ברמת אבטחה בינונית

א.   מאבטח המשלחת יפעל על פי נוהל החירום כמפורט בנוהלי העבודה ביחידה לאבטחת אישים ומשלחות.

ב.   מאבטח המשלחת יעמוד בקשר עם קב"ט הנציגות הישראלית ועם גורמי החירום המקומיים לצורך קבלת הנחיות וביצוע פעולות חירום.

ג.   ראש המשלחת יפעל על פי הנחיותיו של המאבטח ויסייע לו בניהול האירוע וכן יסייע לחברי המשלחת הזקוקים לעזרה.

ד.   ראש המשלחת ידווח על האירוע לחדר המצב של משרד החינוך, לטלפון החירום שמספרו 02-6222211.

14.2  במשלחת ממלכתית ברמת אבטחה בסיסית

         א.   במשלחות ברמת אבטחה בסיסית אין נוכחות של מאבטח ישראלי הצמוד למשלחת, אולם לעתים קרובות יש מאבטח מקומי. על ראש המשלחת להנחות את המאבטח ליצור קשר עם גורמי החירום המקומיים לקבלת סיוע. אם אין מאבטח מקומי למשלחת, יהיה ראש המשלחת בקשר עם גורמי החירום. עקב מגבלות שפה הקיימות במדינות רבות אפשר להטיל אחריות זו על תושב מקומי מקרב המארחים.

         ב.  ראש המשלחת יעמוד בקשר עם קב"ט הנציגות הישראלית ויפעל על פי הנחיותיו.

         ג.   ראש המשלחת ינהל את האירוע (בסיוע מלווים, אם יש) על פי ההנחיות שתינתנה על ידי הנציגות הישראלית וגורמי החירום בשטח ויסייע לחברי המשלחת הזקוקים לעזרה.

         ד.  ראש המשלחת ידווח על האירוע בטלפון החירום של חדר המצב של היחידה לאבטחת אישים, שיצויד בו על ידי מתדרך המשלחת בתדרוך הביטחוני, ולחדר מצב החירום של משרד החינוך, בטלפון החירום שמספרו 02-6222211.

14.3  משלחת חינוכית/ייצוגית

         א.   בשלב ראשון על המשלחת ליצור קשר ראשוני עם גורמי הביטחון המקומיים במדינה (המשטרה המקומית) לקבלת סיוע.

         ב.  אף שאין המשלחת באחריות המדינה בעת שהייתה בחו"ל, בעת אירוע ביטחוני או אחר יש ליצור קשר עם הנציגות הישראלית ולעמוד בקשר עם הקב"ט שלה או עם גורם אחר בשגרירות שיופקד על הטיפול בנושא.

         ג.    יש לפעול על פי המפורט ב-14.2 לעיל.

15. נספחים