| ארגון ומינהל |
3. |
| מינהל מוסדות חינוך |
3.7 |
| ביעור רשומות בבתי הספר |
3.7-18 |
| |
1 באפריל 2001
|
 |
תאריך תחולה |
חדש
|
|
מטרת הפרסום |
במזכירות בתי הספר מצטברות מדי שנה כמויות גדולות של חומר ארכיוני.
החומר המצטבר מגוון, והוא מכיל תיקי התכתבות לפי נושאים, תיקי פרט,
דוחות, פרוטוקולים מדיונים, אסמכתאות כספיות וכו'. חלק קטן מחומר זה
הוא בעל ערך לשמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות מבחינה מינהלית,
משפטית ומחקרית. רובו של החומר ניתן לביעור בתום תקופה מוגדרת.
ביעור רשומות שאין עוד צורך בהן יקל על עבודת המזכירות של בית הספר,
יביא לחיסכון במקום אחסון וציוד, ומה שחשוב לא פחות - יאפשר שמירה
יעילה ובטוחה של חומר רב שערכו מצדיק שמירה לתקופות ארוכות או
לצמיתות.
להלן מפורטות תקופות ההחזקה של חומר ארכיוני בבית הספר לפי תקנות
הארכיונים (מתום שנת הלימודים שאליה מתייחס החומר). ביעור הרשומות
ייעשה עם תום המועד האמור ולאחר מסירת הודעה מוקדמת על הביעור
לארכיון המדינה חודש לפני המועד שבו המוסד רוצה לבער את החומר.
חומר ארכיוני המיועד לשמירה לצמיתות יופקד בארכיון הרשות המקומית,
ובהעדר ארכיון מקומי - בארכיון המדינה.
בשאלות אפשר לפנות אל מר ישראל בורוכוב, מרכז רשומות
במשרד החינוך,
טל' 02-5602154.
|
תקופות החזקה של רשומות (חומר ארכיוני) בבית הספר
| הזמן |
סוג התעודות |
|
לצמיתות
|
רשימת בוגרי בית הספר, כולל ציונים
|
1.
|
לצמיתות
|
פרוטוקולים מישיבות מועצת המורים והנהלת בית הספר
|
2.
|
לצמיתות
|
תכניות לימודים ייחודיות של בית הספר
|
3.
|
לצמיתות
|
דוחות כספיים שנתיים וביקורת חשבונות בית הספר
|
4.
|
לצמיתות
|
תקנונים, נהלים והוראות נוהג לתלמידים
|
5.
|
לצמיתות
|
עותק אחד מכל טופס, שאלון, בחינה, עלון, חוזר
|
6.
|
לצמיתות
|
עותק אחד מכל תמונת מחזור שנתית
|
7.
|
לצמיתות
|
תצלומים, סרטים וקלטות מחיי בית הספר
|
8.
|
לצמיתות
|
כל החומר הארכיוני (למעט תעודות שגרתיות בענייני
כספים
ומשק שתקופות השמירה שלהן קבועות בחוק) משלוש
השנים
הראשונות לקיומו של המוסד
|
9.
|
לצמיתות
|
כל חומר ארכיוני ומוזיאלי הקשור בהנצחת בוגרי בית
הספר,
מוריו ותלמידיו
|
10.
|
לצמיתות
|
רשימות תלמידים עם ציונים ובלעדיהם
|
11.
|
לצמיתות
|
מערכת שיעורים שנתית
|
12.
|
לצמיתות
|
תקציב בית הספר
|
13.
|
לצמיתות
|
חומר מוזיאלי (דגל, גביעים, מגנים, תעודות הוקרה וכיו"ב)
|
14.
|
60 שנים
|
העתקי תעודות בגרות ותעודות גמר
|
15.
|
3 שנים
|
בחינות כניסה לבית הספר
|
16.
|
5 שנים לאחר
התשלום האחרון
|
התחייבויות כספיות לתשלום שכר לימוד שקוימו במלואן
|
17.
|
5 שנים לאחר
שהתלמיד סיים את
לימודיו בבית הספר
|
כרטיס תלמיד שאין בו רישום ציונים
|
18.
|
10 שנים לאחר
שהתלמיד סיים את
לימודיו בבית הספר
|
תיק בעניין תלמיד שיש בו רישום ציונים וחוות דעת
|
19.
|
| הזמן |
סוג התעודות |
|
7 שנים לאחר
פרישתו מהעבודה
|
תיק אישי של מורה שלגביו מנוהל תיק אישי במשרד
ממשלתי
בהנהלת הרשות המקומית או בהנהלת התאגיד
|
20.
|
5 שנים
|
העתקי גיליונות תשלום שכר למורים על ידי משרד
ממשלתי,
רשות מקומית או תאגיד
|
21.
|
5 שנים
|
רשומות בדבר ניהול משק בית הספר ואספקת ריהוט
וציוד
|
22.
|
5 שנים
|
דוחות סטטיסטיים חדשים ושלישוניים בענייני כוח אדם
ותלמידים, למעט דוח סטטיסטי שנתי
|
23.
|
2 שנים
|
יומני כיתה (נוכחות תלמידים)
|
24.
|
5 שנים
|
שוברות הכנסה של דמי שכלול וגביית תשלומים אחרים
מהורי התלמידים
|
25.
|
5 שנים
|
רישום הכנסות והוצאות, ידני או ממוחשב
|
26.
|
5 שנים
|
רשומות בדבר בעיות משמעת של תלמידים
|
27.
|
5 שנים
|
רשומות בעניין ביקור סדיר בבית הספר
|
28.
|
2 שנים
|
חוזרים של הרשות המקומית
|
29.
|
5 שנים
|
חוזרי "הודעות ומידע" של המנהל הכללי במשרד החינוך
|
30.
|
יישמרו עד
עדכון ההוראות
|
חוזרי "הוראות קבע" של המנהל הכללי של משרד החינוך
|
31.
|
2 שנים
|
תיק בדבר רישום תלמיד, כשהתלמיד ויתר על הלימודים
או
שלא התחיל בהם, למעט תעודות מקוריות
|
32.
|
2 שנים
|
מחברת בחינה (כולל בחינת בגרות) ותלוש ציון
|
33.
|
2 שנים
|
אישורים לתלמידים ולבוגרים
|
34.
|
5 שנים
|
רשומות בדבר פריצות וגנבות
|
35.
|
5 שנים
|
אגרת שירותים
|
36.
|
5 שנים
|
רשומות בדבר עזרה כספית לתלמידים (כרטיס נסיעה,
שיעורי עזר, ביגוד)
|
37.
|
10 שנים לאחר
שהתלמיד עזב את
בית הספר
|
כרטיס בריאות של תלמיד
|
38.
|
3 שנים
|
רשומות בדבר שמירה בבתי ספר
|
39.
|
| הזמן |
סוג התעודות |
|
5 שנים לאחר
סיום
השימוש במבנה
|
רשומות בדבר שימוש במבנים ובמתקני בית הספר על ידי
גורמי חוץ
|
40.
|
לצמיתות
|
פרוטוקולים מישיבות ועד-הורים
|
41.
|
5 שנים
|
רשומות בדבר איתור תלמידים לכיתות מיוחדות
|
42.
|
5 שנים
|
רשומות בדבר הסעות מאורגנות של תלמידים
|
43.
|
5 שנים
|
התכתבות עם המרכזייה הפדגוגית
|
44.
|
25 שנים לאחר
לידת התלמיד
|
א. התכתבות וטפסים בעניין העברת תלמיד למוסד
חינוכי אחר ביזמת הנהלת בית הספר
|
45.
|
2 שנים
|
ב. התכתבות וטפסים בעניין העברת תלמיד למוסד
חינוכי אחר ביזמת התלמיד
|
|
25 שנים לאחר
לידת התלמיד
|
רשומות בעניין תאונות של תלמידים במוסדות חינוך
המצויות בבתי הספר
|
46.
|
5 שנים
|
רשומות בדבר פעולות לימודיות וחברתיות הכוללות חוגים,
טיולים, התרמות, מסיבות, תערוכות וקייטנות, למעט מבחר
תיקים שיישמרו לצמיתות
|
47.
|
לצמיתות
|
תיק קשרים עם הקהילה
|
48.
|
הוראות קבע
חוזר מנכ"ל תשתשסא/8(א), ח' ניסן תשס"א, 1 באפריל 2000
|
